Kanzleisoftware verwaltet Akten, sichert Fristen, bindet das beA an, rechnet ab und schützt die Daten Ihrer Mandantschaft. Dieser Überblick ordnet zwölf Funktionsbereiche ein, zeigt, wo das Recht Vorgaben macht, und verweist auf je einen ausführlichen Beitrag mit Prüffragen für Anbieter.
Inhalt dieses Beitrags
Die zwölf Funktionsbereiche
Jeder Beitrag erklärt, was die Funktion im Kanzleialltag leistet, welche Rechtsgrundlagen dahinterstehen und woran Sie eine gute Umsetzung erkennen. Rechtsangaben nennen ihre Fundstelle; die Quellen stehen am Ende des Beitrags.
| Funktionsbereich | Worum es geht | Ausführlich |
|---|---|---|
| Akten und Beteiligte | Aktenanlage, Aktenzeichen, Beteiligte, Kollisionsprüfung, Aufbewahrung | Aktenführung und Beteiligte |
| Fristen und Termine | Fristberechnung, Fristenkontrolle, Wiedervorlagen, Kalender | Fristen, Termine und Wiedervorlagen |
| beA und Posteingang | Elektronischer Rechtsverkehr, Eingang und Ausgang, E-Mail aus der Akte | beA, Posteingang und E-Mail |
| Dokumente und Suche | Ablage, Vorlagen, Workflow, Volltextsuche, Scannen und Archivieren | Dokumente, Vorlagen und Volltextsuche |
| Abrechnung | RVG-Gebühren, Zeithonorar, Rechnung, E-Rechnung | RVG-Abrechnung, Rechnung und E-Rechnung |
| Fremdgeld und Buchhaltung | Fremdgeld, Buchungen, Übergabe an die Steuerberatung | Fremdgeld und Buchhaltung |
| Forderungen | Zinsen, Mahnverfahren, Zwangsvollstreckung, Rechner | Forderungen, Mahnverfahren und Vollstreckung |
| Mandantenportal | Austausch mit der Mandantschaft, elektronische Signatur | Mandantenportal und elektronische Signatur |
| Künstliche Intelligenz | Einsatzfelder, Verantwortung, Datenschutz, KI-Verordnung | KI in der Kanzleisoftware |
| Datenschutz und Sicherheit | Berufsgeheimnis, Cloud, Rollen, Protokolle, Backup | Datenschutz, Berufsgeheimnis und Zugriffsrechte |
| Massenverfahren | Formularmandate, Gegenseite, Fristen aus Formulardaten | Massenverfahren und standardisierte Verfahren |
| Auswertungen und Anpassung | Kennzahlen, Export, Zusatzfelder, Module | Auswertungen, Controlling und Anpassbarkeit |
So gehen Sie bei der Auswahl vor
Aus unserer Sicht bewährt sich eine feste Reihenfolge. Sie verhindert, dass Oberfläche und Preis die Entscheidung dominieren, bevor die Pflichtthemen geklärt sind. Die ausführliche Anleitung mit Checkliste steht im Beitrag Kanzleisoftware auswählen: Checkliste.
- Pflichtthemen zuerst: Fristen, beA und der Schutz des Berufsgeheimnisses entscheiden darüber, ob eine Software überhaupt in Frage kommt. Lesen Sie dazu die Beiträge zu Fristen, beA und Posteingang und Datenschutz und Sicherheit.
- Betriebsart klären: Lokaler Betrieb, Cloud oder Hosting beim Hersteller verteilen Aufgaben und Kosten unterschiedlich. Die Beispielrechnungen für 2, 8 und 30 Personen zeigen die Gesamtkosten, die Kostenarten erklärt Kanzleisoftware Kosten.
- Funktionsumfang an Ihre Kanzlei anpassen: Wer viele gleichartige Mandate führt, braucht andere Funktionen als eine Einzelkanzlei mit wechselnden Rechtsgebieten.
- Anbieter mit Prüffragen konfrontieren: Jeder Beitrag enthält Fragen, die Sie in der Vorführung stellen können. Notieren Sie, was der Anbieter belegt und was er nur zusagt.
- Vergleich heranziehen: Der Vergleich der Kanzleisoftware zeigt Funktionen und Kosten der erfassten Anbieter, soweit diese Angaben machen. Was wir nicht finden konnten, kennzeichnen wir als „nicht angegeben“.
Praxistipp
Lassen Sie sich Fristenverwaltung, beA-Versand und Rechnungsstellung an einem Beispiel aus Ihrer eigenen Kanzlei vorführen, nicht an Demodaten des Anbieters. Fehler zeigen sich meist an Sonderfällen.
Was für welche Kanzlei zählt
Die folgenden Hinweise sind unsere Einschätzung, keine Rechtsvorgabe.
- Einzelkanzlei: Wichtig sind verlässliche Fristen, beA, saubere Abrechnung und geringer Administrationsaufwand. Funktionen für große Teams, etwa fein abgestufte Rollen, sind seltener nötig.
- Kleine Kanzlei mit mehreren Berufsträgern: Rechte und Vertraulichkeit innerhalb der Kanzlei, Vertretungsregeln im Kalender und eine Kollisionsprüfung gewinnen an Gewicht.
- Größere Kanzlei und IT-Verantwortliche: Mandantentrennung, Protokolle, Schnittstellen, Anpassbarkeit und Betriebsfragen stehen im Vordergrund. Prüfen Sie Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer und Wiederherstellung von Daten genau.
Häufige Fragen
Mit welchen Funktionen sollte ich die Auswahl beginnen?
Beginnen Sie mit den Funktionen, bei denen Fehler haften können: Fristenverwaltung, beA-Anbindung und Datenschutz. Erst danach lohnt der Vergleich von Komfortfunktionen wie Vorlagen, Auswertungen oder Portalen.
Muss eine Kanzleisoftware alle zwölf Bereiche abdecken?
Nein. Viele Kanzleien nutzen einzelne Bereiche über getrennte Programme, etwa die Buchhaltung oder KI-Recherche. Entscheidend ist, dass die Schnittstellen zuverlässig arbeiten und die Daten nach den Anforderungen des Berufsgeheimnisses geschützt bleiben.
Wie aktuell sind die Beiträge?
Jeder Beitrag nennt seinen Rechtsstand am Ende. Gesetze, Verordnungen und Hinweise der Berufsorganisationen ändern sich. Prüfen Sie wichtige Punkte deshalb immer an der aktuellen Fassung der verlinkten Quellen.
Weiterlesen
- Fristen, Termine und Wiedervorlagen in der Kanzleisoftware
- beA, Posteingang und E-Mail in der Kanzleisoftware
- Datenschutz, Berufsgeheimnis und Zugriffsrechte
- RVG-Abrechnung, Rechnung und E-Rechnung in der Kanzlei
- Kanzleisoftware im Vergleich
- KI-Recherche im Vergleich
- Buchhaltungssoftware im Vergleich
Rechtsstand: 3. Oktober 2026. Dieser Beitrag ordnet Funktionen von Kanzleisoftware ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze, Verordnungen und Hinweise der Berufsorganisationen ändern sich; maßgeblich ist jeweils die aktuelle Fassung.