Auswertungen machen aus Kanzleidaten Entscheidungsgrundlagen: Welche Fristen laufen, welche Aufgaben sind offen, wo liegt noch Fremdgeld? Aus unserer Sicht taugen sie nur, wenn sie Zugriffsrechte einhalten, sich nach Excel exportieren lassen und ohne Dienstleister an Ihre Kanzlei anpassbar sind. Der Beitrag nennt die Prüfpunkte.
Inhalt dieses Beitrags
Fragen, die Auswertungen beantworten sollten
Auswertungen sollten diese Fragen für alle Akten beantworten, die die Person sehen darf, und sich nach Zeitraum, Bearbeitung, Mandant, Akte und Rechtsgebiet filtern lassen.
- Fristen und Aufgaben: Welche Fristen enden bald, welche sind überfällig? Welche Wiedervorlagen und Aufgaben sind offen, bei wem? Siehe Fristen, Termine und Wiedervorlagen.
- Zeiterfassung: Wie viel Zeit steht je Akte und Person im Monat, was davon ist abrechenbar?
- Fremdgeld: Welche Akten haben einen nicht ausgeglichenen Fremdgeldsaldo?
- Akten: Wie viele Akten gibt es je Rechtsgebiet, Bearbeitung und Status? Welche abgeschlossenen Akten haben ihre Aufbewahrungsfrist erreicht?
- Offene Posten: Welche Rechnungen sind offen, wie alt, bei welchem Mandanten? Siehe RVG-Abrechnung.
Rechtsgrundlage
Fremde Gelder sind nach § 43a Abs. 7 Satz 2 BRAO unverzüglich weiterzuleiten oder auf ein Anderkonto einzuzahlen. Nach § 4 Abs. 1 Satz 6 BORA ist über sie unverzüglich, spätestens mit Beendigung des Mandats, abzurechnen. Wer Zeithonorar verlangt, muss Tätigkeiten konkret und nachprüfbar darlegen (BGH, Urteil vom 13.02.2020 – IX ZR 140/19). Aus unserer Sicht sollte eine Zeitauswertung die Tätigkeit zeigen.
Dashboard, Kennzahlen und Rechte
Ein Dashboard zeigt Kennzahlen auf einen Blick, etwa fällige Fristen, offene Aufgaben, erfasste Zeit und offene Fremdgelder. Aus unserer Sicht sollte jede Person Kacheln und Reihenfolge selbst wählen können. Kacheln nicht genutzter Module sollten fehlen oder einen Hinweis zeigen.
Entscheidend ist die Rechteprüfung. Zählt eine Auswertung Akten mit, die die Person nicht sehen darf, entsteht über Summen, Listen, Suchtreffer oder Exporte eine Lücke im Berechtigungskonzept. Als vertraulich markierte Akten sollten nur für zugeordnete Personen erscheinen. Mehr dazu: Datenschutz, Berufsgeheimnis und Zugriffsrechte.
Praxistipp
Legen Sie zwei Testpersonen an, mit und ohne Zugriff auf eine vertrauliche Akte, und vergleichen Sie Kennzahlen, Listen und Exporte. Die Person ohne Zugriff darf nichts erfahren, was auf die Akte schließen lässt.
Export nach Excel und an die Steuerberatung
Der CSV-Export (Datei mit durch Trennzeichen getrennten Werten) bringt Auswertungen in die Tabellenkalkulation. Deutsche Excel-Einstellungen erwarten üblicherweise das Semikolon als Trennzeichen, und der Zeichensatz muss zu Umlauten passen. Öffnen Sie deshalb einen Testexport in Ihrer Excel-Version.
Ein Export verlässt die Rechteprüfung der Software. Die Datei liegt danach im Download-Ordner oder Postfach. Prüfen Sie, wer exportieren darf und ob der Export im Protokoll steht.
Für die Steuerberatung ist das DATEV-Format üblich, eine CSV-Datei, deren Name bei Exporten aus Programmen anderer Hersteller mit EXTF beginnt. Es ist ein Herstellerformat, kein amtlicher Standard. Mehr dazu: Fremdgeld und Buchhaltung.
Anpassbarkeit: was Sie selbst ändern
Klären Sie, was Ihre Büroleitung selbst einstellt und wofür Sie den Anbieter brauchen. Prüfen Sie:
- Zusatzfelder für Akten, Personen und Organisationen, auch filter- und exportierbar
- Rechtsgebiete, Aktenarten, Beteiligtenrollen und Vertretungsarten
- Fristarten, Dokumentkategorien und Nummernkreise
- Rollen, Rechte und Funktionsschalter, auch je Modul
- Briefkopf-Logo, Steuernummer und Bankverbindung der Kanzlei
- Tabellen und Sätze (Gebühren, Zinsen, Feiertage) mit Gültigkeitsdatum
Aus unserer Sicht sollten Änderungen, die nur Ihre Organisation betreffen, ohne Programmierung möglich sein und protokolliert werden.
Wartbarkeit und Betrieb
Fragen Sie, wer Updates einspielt. Rechtsänderungen bildet eine Software über Parameter oder ein Update ab; klären Sie, welcher Weg gilt. Die Betriebsart (lokal, Cloud oder Hosting) verteilt Updates, Datensicherung und Wiederherstellung unterschiedlich. Die Gesamtkosten stehen im Kostenvergleich.
Anforderungen im Überblick
| Anforderung | Warum | Woran Sie es prüfen |
|---|---|---|
| Rechte gelten in Auswertungen | Zahlen dürfen vertrauliche Akten nicht verraten | Zwei Testpersonen vergleichen |
| Export für deutsches Excel | Weiterverarbeitung ohne Nacharbeit | Testexport in Ihrer Excel-Version öffnen |
| Selbst änderbare Einstellungen | Weniger Abhängigkeit vom Dienstleister | Änderbare Punkte vorführen lassen |
Fragen an den Anbieter
- Welche Auswertungen sind enthalten, und wonach lassen sie sich filtern?
- Wie stellt die Software sicher, dass Auswertungen und Exporte nur sichtbare Akten berücksichtigen?
- Wer darf exportieren, steht der Export im Protokoll, und öffnet sich die CSV-Datei in deutschem Excel korrekt?
- Welche Einstellungen ändern wir selbst, wofür brauchen wir den Anbieter?
- Bleiben Zusatzfelder und Einstellungen bei Updates erhalten, und wer aktualisiert Tabellen und Sätze nach Rechtsänderungen?
Häufige Fragen
Wie sollten Zugriffsrechte in Auswertungen wirken?
Eine Auswertung ist eine weitere Sicht auf dieselben Daten. Aus unserer Sicht sollten dieselben Rechte gelten wie in der Akte: Wer eine Akte nicht sehen darf, sieht sie auch in keiner Auswertung, weder in Listen noch in Summen, Suchtreffern oder Exporten.
Warum öffnet sich ein CSV-Export in Excel manchmal falsch?
Deutsche Excel-Einstellungen erwarten üblicherweise das Semikolon als Trennzeichen. Verwendet die Datei ein anderes, landet alles in einer Spalte. Passt der Zeichensatz nicht, erscheinen Umlaute falsch. Lassen Sie sich vorab einen Testexport zeigen und öffnen Sie ihn selbst.
Wie finde ich Akten mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist?
Handakten sind nach § 50 Abs. 1 Satz 2 und 3 BRAO sechs Jahre aufzubewahren, beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Für Buchführungsunterlagen gelten eigene Fristen (§ 147 AO). Eine Übersicht kann abgelaufene Akten anzeigen; die Löschung sollte ein Mensch entscheiden.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 43a BRAO – Fremdgelder (Abs. 7)
- § 50 BRAO – Aufbewahrung der Handakten
- BORA, Stand 01.12.2025 – § 4 Abs. 1: Fremdgeld-Abrechnung
- § 147 AO – steuerliche Fristen
- BGH, Urteil vom 13.02.2020 – IX ZR 140/19 – Zeithonorar
Weiterlesen
- RVG-Abrechnung, Rechnung und E-Rechnung in der Kanzlei
- Fristen, Termine und Wiedervorlagen in der Kanzleisoftware
- Kanzleisoftware im Vergleich
Rechtsstand: 3. Oktober 2026. Dieser Beitrag ordnet Funktionen von Kanzleisoftware ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze, Verordnungen und Hinweise der Berufsorganisationen ändern sich; maßgeblich ist jeweils die aktuelle Fassung.