Fristen, Termine und Wiedervorlagen in der Kanzleisoftware

Fristen, Termine und Wiedervorlagen bestimmen, was in einer Akte bis wann geschehen muss. Eine versäumte Notfrist lässt sich nur unter engen Voraussetzungen retten, und das Verschulden der Bevollmächtigten wird der Partei zugerechnet (§ 85 Abs. 2 Zivilprozessordnung, ZPO). Der Beitrag erklärt Fristberechnung, Anforderungen der Rechtsprechung an die Fristenkontrolle und Prüfpunkte für die Softwareauswahl.

Warum Fristen das Kernrisiko sind

Eine Frist läuft, ob die Akte bearbeitet wird oder nicht. Wer eine Notfrist oder eine Rechtsmittelbegründungsfrist versäumt, ist auf die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand angewiesen; sie setzt fehlendes Verschulden der Partei voraus (§ 233 ZPO). Nach dem Bundesgerichtshof (BGH) kann sogar die Wahl der Software zur Kanzleiorganisation zählen (siehe unten).

Fristarten und Fristberechnung

Bei Fristen, die mit einem Ereignis wie Zustellung oder Bekanntgabe beginnen, zählt der Tag des Ereignisses nicht mit (§ 187 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs, BGB). Eine Wochen- oder Monatsfrist endet mit Ablauf des Tages, der durch Wochentag oder Datum dem Ereignistag entspricht (§ 188 Abs. 2 BGB). Fehlt dieser Tag im letzten Monat, endet sie am Monatsletzten (§ 188 Abs. 3 BGB). Im Zivilprozess gelten diese Regeln über § 222 Abs. 1 ZPO.

Fällt das Fristende auf einen Sonntag, einen allgemeinen Feiertag oder einen Sonnabend, endet die Frist mit Ablauf des nächsten Werktages (§ 222 Abs. 2 ZPO). Beispiel: Ein Urteil wird am Freitag, 11.09.2026, zugestellt. Die Berufungsfrist von einem Monat (§ 517 ZPO) beginnt am Samstag, 12.09.2026, und endet rechnerisch am Sonntag, 11.10.2026, tatsächlich am Montag, 12.10.2026.

Welcher Feiertag zählt, hängt vom Ort ab: Bei Rechtsmittelfristen entscheidet nach dem BGH der Sitz des Gerichts, bei dem das Rechtsmittel einzulegen ist, nicht der Wohn- oder Kanzleiort der Partei (Beschluss vom 10.01.2012 – VI ZA 27/11). Die Entscheidung betraf ein Prozesskostenhilfegesuch; lassen Sie die Übertragbarkeit fachlich klären.

Notfristen sind nur die Fristen, die das Gesetz ausdrücklich so bezeichnet; sie lassen sich nicht durch Vereinbarung abkürzen (§ 224 Abs. 1 ZPO). Die Verfahrensordnungen weichen ab:

Frist	Dauer	Notfrist
Berufung (§ 517 ZPO)	1 Monat ab Zustellung, Fristbeginn spätestens 5 Monate nach Verkündung	ja
Berufungsbegründung (§ 520 Abs. 2 ZPO)	2 Monate	nein, auf Antrag verlängerbar
Einspruch gegen Versäumnisurteil (§ 339 ZPO)	2 Wochen	ja
Einspruch gegen Versäumnisurteil im Arbeitsgerichtsverfahren (§ 59 ArbGG)	1 Woche	ja
Anfechtungsklage nach Widerspruchsbescheid (§ 74 Abs. 1 VwGO)	1 Monat	nein
Kündigungsschutzklage (§ 4 KSchG)	3 Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung	im Gesetz nicht so bezeichnet

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Gläubigerin oder der Gläubiger Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). Endet sie an einem Wochenende oder Feiertag, gilt § 193 BGB entsprechend (BGH, Versäumnisurteil vom 06.12.2007 – III ZR 146/07).

Was die Rechtsprechung an die Fristenkontrolle verlangt

Fehler des Büropersonals hindern die Wiedereinsetzung nicht, solange kein eigenes Organisations- oder Aufsichtsverschulden der Anwältin oder des Anwalts vorliegt (BGH, Beschluss vom 21.11.2024 – I ZB 34/24, Rn. 9). An die Organisation der Fristenkontrolle stellt die Rechtsprechung diese Anforderungen:

• Vorfrist: Bei Rechtsmittelbegründungen gehört die allgemeine Anweisung dazu, neben dem Fristablauf in der Regel eine etwa einwöchige Vorfrist zu notieren. Fehlt sie, liegt ein zurechenbares Organisationsverschulden vor (BGH, Beschluss vom 21.06.2023 – XII ZB 418/22).
• Eingabekontrolle: Die Eingabe in den elektronischen Fristenkalender ist durch einen Ausdruck der Einzelvorgänge oder ein Fehlerprotokoll zu kontrollieren; Eingabe und Kontrolle allein am Bildschirm genügen nicht (BGH, Beschluss vom 28.02.2019 – III ZB 96/18).
• Erledigungsvermerk: Fristen dürfen erst gestrichen oder als erledigt gekennzeichnet werden, wenn die fristwahrende Maßnahme durchgeführt, der Schriftsatz abgesandt oder postfertig gemacht ist (I ZB 34/24).
• Abendkontrolle: Am Abend jedes Arbeitstags ist die Erledigung der Fristsachen anhand des Fristenkalenders durch eine beauftragte Bürokraft zu überprüfen (I ZB 34/24).
• Ausgangskontrolle beim besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA): Die Sorgfaltspflichten entsprechen denen beim Telefax; zu kontrollieren ist die automatisierte Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO (BGH, Beschluss vom 11.05.2021 – VIII ZB 9/20).

Wiedereinsetzung und Anwaltsverschulden

Die versäumte Prozesshandlung ist innerhalb der Antragsfrist nachzuholen; die Wiedereinsetzungstatsachen sind glaubhaft zu machen (§ 236 Abs. 2 ZPO). Das Verschulden der Bevollmächtigten steht dem der Partei gleich (§ 85 Abs. 2 ZPO).

Andere Verfahrensordnungen regeln es abweichend: Nach § 60 VwGO ist Wiedereinsetzung bei jeder gesetzlichen Frist möglich, bei der Kündigungsschutzklage gilt die nachträgliche Zulassung nach § 5 KSchG. Aus unserer Sicht erleichtert ein Protokoll über Erfassung, Änderung und Erledigung jeder Frist die Glaubhaftmachung.

Zugang und Bekanntgabe: die Vier-Tage-Regel

Seit dem 01.01.2025 gilt statt des dritten der vierte Tag (Postrechtsmodernisierungsgesetz vom 15.07.2024). Ein im Inland per Post übermittelter schriftlicher Verwaltungsakt gilt am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben, ein elektronisch übermittelter am vierten Tag nach der Absendung (§ 41 Abs. 2 Verwaltungsverfahrensgesetz, VwVfG). Das gilt nicht, wenn er nicht oder später zugegangen ist; im Zweifel weist die Behörde Zugang und Zeitpunkt nach.

Entsprechende Regeln enthalten § 122 Abs. 2 und 2a AO, § 37 Abs. 2 SGB X und § 4 Abs. 2 VwZG. Im Zivilprozess gilt der vierte Tag für formlos mit der Post übersandte Schriftsätze (§ 270 Satz 2 ZPO). Er gilt auch für elektronisch zugestellte Dokumente an Personen außerhalb der in § 173 Abs. 2 ZPO genannten Gruppen (§ 173 Abs. 4 Satz 4 ZPO).

Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte gilt diese Fiktion nicht: Die elektronische Zustellung wird durch das elektronische Empfangsbekenntnis nachgewiesen (§ 173 Abs. 3 ZPO). Der beA-Inhaber ist verpflichtet, Zustellungen über das beA zur Kenntnis zu nehmen (§ 31a Abs. 6 BRAO); siehe beA und Posteingang.

Prüfen Sie, ob sich der Tageswert der Bekanntgabefiktion pflegen lässt; ein fest eingestellter dritter Tag rechnet für Verwaltungsakte ab 2025 falsch. Das gilt auch für Fristen, die aus Vorgangsdaten berechnet werden, etwa im Massenverfahren. Zur Verschiebung des Fiktionstags bei Wochenenden trifft dieser Beitrag keine Aussage.

Anforderungen an die Software

Die Prüfpunkte sind unsere Einschätzung aus den Entscheidungen, keine Vorgabe der Gerichte.

Anforderung	Warum	Woran Sie es prüfen
Rechenweg je Frist	Fristende nach §§ 187, 188 BGB und § 222 ZPO	Rechenweg sichtbar; Testfälle nachrechnen
Feiertage je Bundesland und Gerichtssitz	Bei Rechtsmittelfristen zählt der Feiertag am Gerichtssitz (VI ZA 27/11)	Ort wählbar; Feiertage anpassbar
Fristarten je Verfahrensordnung mit Norm und Notfristkennzeichen	ZPO, ArbGG und VwGO weichen ab	Standardfristarten mit Norm; eigene anlegbar
Vorfrist	Fehlt sie bei Rechtsmittelbegründungen, droht Organisationsverschulden	Vorfrist voreinstellbar
Erledigung nur durch Personen	Streichen erst nach durchgeführter Maßnahme	Kein automatisches Erledigen; Person und Zeit protokolliert
Sichtbare Fristhistorie	Gestrichene und geänderte Fristen müssen erkennbar bleiben (XII ZB 338/24)	Frist ändern, alte Fassung ablesen
Kontrollausdruck oder Fehlerprotokoll	Eingabekontrolle (III ZB 96/18)	Eingaben je Tag als Ausdruck oder Export
Tagesübersicht offener Fristen	Abendkontrolle (I ZB 34/24)	Über alle Akten, nach Person filterbar

Ein Vier-Augen-Prinzip, bei dem eine zweite Person jede neue Frist bestätigt, kann die Eingabekontrolle organisieren. Die ausgewerteten Entscheidungen nennen es nicht; das ist unsere Einschätzung.

Termine, Wiedervorlagen und Aufgaben

Termine, Wiedervorlagen und Aufgaben sind keine Fristen. Aus unserer Sicht sollte die Software sie sichtbar von Fristen trennen. Hilfreich sind:

• Warnung bei überschneidenden Terminen derselben Teilnehmenden
• Wiedervorlagen mit Folgewiedervorlage
• Aufgaben mit Priorität, Fälligkeit und Aktenbezug
• Vertretungsregeln, damit Einträge bei Abwesenheit nicht liegen bleiben
• beim Schließen einer Akte die Anzeige offener Fristen, Wiedervorlagen und Aufgaben

Kalender-Synchronisation und Erinnerungen

ICS ist ein Standardformat für Kalendereinträge; ein Kalender-Abo per ICS-Link zeigt Einträge in der Regel nur lesend an. CalDAV ist ein Standardprotokoll, mit dem Kalenderprogramme Einträge mit einem Server abgleichen und Änderungen zurückschreiben. Aus unserer Sicht zählen drei Punkte:

• Gerätezugang: ein eigener, einzeln sperrbarer Zugang je Gerät
• Verschlüsselung: Abgleich nur über eine verschlüsselte Verbindung
• Rechte: dieselben Zugriffsrechte wie in der Software; Fristen im Kalenderprogramm nur lesbar

Mandantennamen und Aktenzeichen auf privaten Geräten sind ein Datenschutzthema, siehe Datenschutz und Zugriffsrechte. Erinnerungen per E-Mail oder im Kalenderprogramm ergänzen die Fristenkontrolle in der Software; sie ersetzen sie nicht.

KI-gestützte Fristvorschläge

Schlägt eine Software Fristen aus Schriftstücken vor, sollte aus unserer Sicht gelten: Der Vorschlag nennt Fundstelle und Rechenweg. Ein Mensch übernimmt ihn ausdrücklich; die Software erledigt oder streicht nie selbst eine Frist. Fehlt ein Datum, rät sie keine Frist. Der Vorschlag durchläuft dieselbe Kontrolle wie jede manuell erfasste Frist. Aus unserer Sicht bleibt die Prüfung Sache der Bevollmächtigten, deren Verschulden der Partei zugerechnet wird (§ 85 Abs. 2 ZPO). Siehe KI in der Kanzleisoftware.

Einen Überblick über Anbieter bietet der Vergleich Kanzleisoftware.

Häufige Fragen

Wie lange läuft die Frist für die Wiedereinsetzung?

Der Antrag ist nach § 234 Abs. 1 ZPO innerhalb von 2 Wochen zu stellen, bei den Begründungsfristen von Berufung, Revision, Nichtzulassungs- und Rechtsbeschwerde einen Monat, jeweils ab dem Tag, an dem das Hindernis behoben ist. In dieser Zeit ist die versäumte Handlung nachzuholen (§ 236 Abs. 2 ZPO); nach einem Jahr ist der Antrag ausgeschlossen (§ 234 Abs. 3 ZPO).

Gilt die Vier-Tage-Regel auch für Zustellungen an Anwälte?

Nein. Die Vier-Tage-Fiktion für elektronische Zustellungen (§ 173 Abs. 4 Satz 4 ZPO) betrifft Empfänger außerhalb der in § 173 Abs. 2 ZPO genannten Gruppen, zu denen Rechtsanwälte gehören. Sie weisen die elektronische Zustellung durch das elektronische Empfangsbekenntnis nach (§ 173 Abs. 3 ZPO).

Genügt ein elektronischer Fristenkalender den Anforderungen des BGH?

Der BGH verlangt für elektronische Kalender keine geringere Überprüfungssicherheit als für manuelle (XII ZB 338/24): Gestrichene und geänderte Fristen müssen erkennbar bleiben, die Eingabe ist durch Ausdruck oder Fehlerprotokoll zu kontrollieren (III ZB 96/18). Ob eine konkrete Software genügt, ist eine Einzelfallfrage.

Rechtsgrundlagen und Quellen

• Fristberechnung: § 187 BGB, § 188 BGB, § 193 BGB, § 199 BGB, § 222 ZPO – Fristende, Verschiebung, Verjährung
• Fristarten: § 224 ZPO, § 517 ZPO, § 520 ZPO, § 339 ZPO, § 59 ArbGG, § 74 VwGO, § 4 KSchG – Notfristen und Fristdauer
• Wiedereinsetzung: § 233 ZPO, § 234 ZPO, § 236 ZPO, § 85 ZPO, § 60 VwGO – Voraussetzungen, Antragsfristen, Zurechnung
• Zugang: § 41 VwVfG, § 122 AO, § 37 SGB X, § 4 VwZG, § 270 ZPO, § 173 ZPO, Postrechtsmodernisierungsgesetz – Vier-Tage-Regel, Zustellung
• beA: § 31a BRAO, § 130a ZPO – Nutzungspflicht, Eingangsbestätigung
• BGH: XII ZB 338/24, I ZB 34/24, XII ZB 418/22, III ZB 96/18, VIII ZB 9/20, VI ZA 27/11, III ZR 146/07 – Fristenkontrolle, Feiertag am Gerichtsort, Verjährungsende

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