Die Akte ist die Ordnungseinheit, an der in einer Kanzlei alles hängt: Dokumente, Fristen, Post, Abrechnung und Zugriffsrechte. Wer Akten und Beteiligte sauber führt, findet Vorgänge schneller, erkennt Interessenkonflikte rechtzeitig und kann Unterlagen am Ende ordnungsgemäß aufbewahren oder herausgeben. Der Beitrag erklärt, was die Aktenführung leisten sollte, welche Pflichten dahinterstehen und woran Sie die Umsetzung prüfen.
Inhalt dieses Beitrags
Die Akte als Mittelpunkt
Aktenanlage und Aktenzeichen
Die Anlage sollte in einem geführten Ablauf geschehen, der Rechtsgebiet, Aktenart, Beteiligte und deren Rollen erfasst. Pflichtangaben verhindern halb ausgefüllte Akten.
Das Aktenzeichen vergibt die Software aus einem Nummernkreis. Prüfen Sie, ob er sich nach Jahr und Standort einstellen lässt und Präfix und Suffix frei gestaltbar sind. Wichtiger ist die Zuverlässigkeit: Legen zwei Personen gleichzeitig Akten an, darf kein Aktenzeichen doppelt vergeben werden.
Rechtsgebiet, Aktenart und Status
Rechtsgebiet und Aktenart steuern Ordnerstruktur, Vorlagen und Auswertungen. Der Status zeigt, wo die Akte steht, etwa offen, ruhend, geschlossen oder archiviert.
Aus unserer Sicht sollte jeder Statuswechsel bestätigt und protokolliert werden. Beim Schließen sollte die Software offene Fristen, Wiedervorlagen, Aufgaben und Unterakten anzeigen (siehe Fristen, Termine und Wiedervorlagen). Archivierte Akten sollten aus der Arbeitsliste verschwinden, über einen Filter auffindbar bleiben und gegen Bearbeitung gesperrt sein.
Unterakten, Verknüpfungen und Aktenteam
Unterakten bilden Nebenverfahren ab, etwa einen Eilantrag oder die Vollstreckung, und sollten Vertraulichkeit und Aktenteam der Hauptakte übernehmen. Verknüpfungen verbinden gleichrangige Akten, zum Beispiel Parallelverfahren. Darf eine Person die verknüpfte Akte nicht sehen, sollte sie nur erfahren, dass eine Verbindung besteht.
Das Aktenteam legt fest, wer mit welcher Rolle arbeitet, etwa verantwortlich, Bearbeitung, Assistenz oder nur lesend. Daraus folgen die Zugriffsrechte; Näheres steht im Beitrag Datenschutz, Berufsgeheimnis und Zugriffsrechte.
Beteiligte und Stammdaten
Beteiligte sind alle, die in einer Akte eine Rolle spielen: Personen, Organisationen, Gerichte und Behörden. Die Rolle gehört an die Akte, nicht an die Person. Dieselbe Firma kann in einer Akte Mandantin und in einer anderen Gegnerin sein. Vertretungsverhältnisse bilden ab, wer für wen handelt, etwa gesetzliche Vertreter, Geschäftsführung oder Betreuer. Wer Mandantschaft über ein Portal anbindet, sollte Zugänge nicht durch eine Stammdatenänderung stillschweigend umstellen.
Dublettenprüfung. Schon bei der Anlage sollte eine Sofortsuche zeigen, ob ein Beteiligter bereits existiert. Ähnliche Namen, gleiche E-Mail-Adressen oder Anschriften sollten warnen. Doppelte Datensätze zersplittern die Korrespondenz und schwächen die Konfliktsuche.
Bankverbindungen. Die Software sollte mehrere Konten je Beteiligtem zulassen, die IBAN auf Aufbau, Länge und Prüfziffer prüfen, nicht mehr gültige Konten deaktivieren statt löschen und jede Änderung mit altem und neuem Wert protokollieren. Eine unbemerkt geänderte Kontoverbindung kann Zahlungsbetrug ermöglichen.
Kollisionsprüfung vor der Mandatsannahme
Eine Kollisionsprüfung klärt, ob die Kanzlei ein Mandat annehmen darf, ohne Interessen eines anderen Mandanten zu verletzen. Aus unserer Sicht gehört sie vor die Aktenanlage.
Rechtsgrundlage
Nach § 43a Abs. 4 Satz 1 BRAO darf ein Rechtsanwalt nicht tätig werden, wenn er in derselben Rechtssache bereits einen anderen Mandanten im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten hat. Das Verbot erstreckt sich auf Anwälte, die ihren Beruf gemeinschaftlich mit ihm ausüben (§ 43a Abs. 4 Satz 2 und 3 BRAO). Bürogemeinschaften sind nicht erfasst (§ 3 Abs. 3 BORA).
Die Gesetzesbegründung geht davon aus, dass Rechtsanwälte eine Konfliktprüfung vornehmen müssen (BT-Drs. 19/27670, S. 165). Dafür dürfen der Verschwiegenheit unterliegende Tatsachen auch ohne Einwilligung des Mandanten offenbart werden, soweit es erforderlich ist (§ 43a Abs. 4 Satz 6 BRAO).
Eine Konfliktdatenbank schreibt § 3 BORA nicht ausdrücklich vor. Berufsausübungsgesellschaften, also Kanzleien in Gesellschaftsform, müssen nach § 59e Abs. 2 Satz 1 BRAO durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass Verstöße früh erkannt werden; § 31 BORA nennt dafür als mögliche Maßnahme elektronische Systeme zur Vermeidung von Interessenkollisionen.
Verstößt ein Anwalt mit Abschluss des Anwaltsvertrags gegen das Verbot, ist der Vertrag nach § 134 BGB nichtig; bei Vorsatz oder leichtfertigem Verschließen der Einsicht entfällt auch ein Bereicherungsanspruch (BGH, Urt. v. 10.01.2019 – IX ZR 89/18, zur bis 31.07.2022 geltenden Fassung des Verbots).
Was eine Konfliktsuche leisten sollte (unsere Einschätzung):
- Suche nach Name, Firma, Aktenzeichen, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum und Anschrift, auch bei Ansprechpersonen.
- Toleranz für Tippfehler und Schreibvarianten.
- Treffer mit Angabe, ob die gesuchte Person oder Firma als Mandant oder Gegner auftritt.
- Keine Einsicht in Dokumente oder in die vollständige Beteiligtenliste einer Akte.
- Einbezug archivierter und streng vertraulicher Akten.
- Dauerhaftes Protokoll: kein Treffer oder Treffer mit Entscheidung und Begründung.
Ob ein Interessenwiderstreit vorliegt, entscheidet die Anwältin oder der Anwalt, nicht die Software.
Achtung
Eine interne Informationsbarriere allein hebt ein Tätigkeitsverbot nicht auf. Die Erstreckung auf Sozien entfällt nur, wenn alle betroffenen Mandanten nach umfassender Information in Textform zugestimmt haben und geeignete Vorkehrungen die Verschwiegenheit sichern (§ 43a Abs. 4 Satz 4 BRAO). § 3 Abs. 4 BORA verlangt dann den Ausschluss des wechselseitigen Zugriffs auf Papierakten und elektronische Daten einschließlich beA.
Handakten, Aufbewahrung und Archivierung
Rechtsgrundlage
Nach § 50 Abs. 1 BRAO müssen Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung der Aufträge geben und sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Beispiel: Endet der Auftrag am 15.03.2026, läuft die Frist bis zum 31.12.2032.
Elektronische Form. Nach § 50 Abs. 4 BRAO gelten die Absätze 1 bis 3 entsprechend, wenn sich der Rechtsanwalt zum Führen von Handakten der elektronischen Datenverarbeitung bedient. Zur Fristenkontrolle verlangt der BGH, dass sie der Papierakte inhaltlich entspricht und zu Rechtsmittelfristen ebenso verlässlich Auskunft gibt (BGH, Beschl. v. 09.07.2014 – XII ZB 709/13). Regeln zum ersetzenden Scannen enthält § 50 BRAO nicht; dazu siehe Dokumente, Vorlagen und Volltextsuche.
Herausgabe. Dokumente, die der Anwalt vom Mandanten oder für ihn erhalten hat, sind auf Verlangen herauszugeben (§ 50 Abs. 2 Satz 1 BRAO). Fordert der Anwalt den Mandanten auf, sie abzuholen, und reagiert dieser nicht binnen sechs Monaten nach Zugang, entfällt die Aufbewahrungspflicht dafür (§ 50 Abs. 2 Satz 3 BRAO).
Andere Fristen. Regelungen in anderen Vorschriften bleiben unberührt (§ 50 Abs. 5 BRAO). Für Buchführungsunterlagen der Kanzlei nennt § 147 Abs. 3 AO zehn, acht oder sechs Jahre, je nach Art der Unterlage. Die Software sollte Fristen deshalb je Aktenart oder Unterlage einstellbar machen.
Löschen. Während der Frist deckt § 50 BRAO die Aufbewahrung; ein Löschverlangen greift dann nicht (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Danach sind Handakten nach der Gesetzesbegründung zu vernichten, soweit sich nicht aus anderen Gründen eine Pflicht oder Befugnis zur weiteren Aufbewahrung ergibt (BT-Drs. 18/9521, S. 115). Die sechs Jahre sind eine Mindest-, keine Höchstfrist; eine längere Aufbewahrung braucht einen eigenen Grund (etwa Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO).
Achtung
Aus unserer Sicht sollte die Software abgelaufene Fristen anzeigen, aber nie selbsttätig löschen. Ob eine Akte vernichtet wird, entscheidet die Kanzlei im Einzelfall, etwa mit Blick auf Verjährung oder Haftungsfälle. Der Weg führt am besten über einen Papierkorb mit Wiederherstellung und Protokoll.
Aktenübergabe und Export. Eine gute Software exportiert eine Akte vollständig: Übersicht von Stammdaten und Beteiligten, Dokumentenverzeichnis, Aktenprotokoll, alle Dokumente mit Ordnerstruktur und eine Liste von Prüfsummen. Nicht lesbare Dateien müssen den Export sichtbar als unvollständig kennzeichnen.
Zusatzfelder und Konfiguration
Kanzleien führen unterschiedliche Daten: Schadennummern, Versicherungsscheine, Gerichtsabteilungen. Die Software sollte Rechtsgebiete, Aktenarten, Beteiligtenrollen, Vertretungsarten und Nummernkreise je Kanzlei einstellbar machen. Individuelle Zusatzfelder gehören je nach Bedarf an Akten, Personen oder Organisationen.
Prüfen Sie, ob Zusatzfelder in Suche, Vorlagen und Auswertungen erscheinen.
Anforderungen an die Software
| Anforderung | Warum | Woran Sie es prüfen |
|---|---|---|
| Nummernkreis ohne Doppelvergabe | Das Aktenzeichen identifiziert die Akte | Zwei Personen legen gleichzeitig Akten an |
| Statuswechsel mit Bestätigung und Protokoll | Offene Fristen dürfen beim Schließen nicht untergehen | Akte mit offener Frist schließen: Erscheint eine Warnung? |
| Rollen je Akte statt je Person | Dieselbe Person kann Mandant und Gegner sein | Beteiligten in zwei Akten mit verschiedenen Rollen anlegen |
| Konfliktsuche mit Rolle und Protokoll | Die Prüfung vor Mandatsannahme lässt sich belegen | Suche mit Tippfehler: Zeigt der Treffer die Rolle, aber keine Dokumente? |
| Fristüberwachung ohne selbsttätige Löschung | Das Fristende muss erkannt und entschieden werden | Liste abgelaufener Akten; Löschen nur mit Bestätigung |
| Export mit Prüfsummen | Die Übergabe muss vollständig und belegbar sein | Testexport; Prüfsummen nachrechnen |
Fragen an den Anbieter
- Wie vergibt die Software Aktenzeichen, und wie verhindert sie Doppelvergaben bei gleichzeitiger Anlage?
- Was zeigt sie beim Schließen oder Archivieren einer Akte mit offenen Fristen?
- Nach welchen Merkmalen sucht die Konfliktprüfung, wie geht sie mit Tippfehlern um, und werden archivierte und vertrauliche Akten einbezogen?
- Was sehen die Prüfenden im Treffer, und wird das Ergebnis dauerhaft protokolliert?
- Wie berechnet die Software Aufbewahrungsfristen, und löscht sie Akten je ohne ausdrückliche Entscheidung?
- Was enthält der Export einer Akte, und wie belege ich seine Vollständigkeit?
- Welche Änderungen an Beteiligten und Bankverbindungen protokolliert sie?
Angebote stellt der Vergleich Kanzleisoftware gegenüber.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Handakten aufbewahrt werden?
Nach § 50 Abs. 1 BRAO sechs Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde, nicht taggenau mit dem Mandatsende. Andere Vorschriften können längere Fristen vorsehen, etwa § 147 Abs. 3 AO für Buchführungsunterlagen der Kanzlei.
Darf die Akte ausschließlich elektronisch geführt werden?
Ja. § 50 Abs. 4 BRAO lässt die Führung der Handakten mit elektronischer Datenverarbeitung zu; Pflichten und Fristen bleiben dieselben. Der BGH verlangt, dass die elektronische Akte zu Rechtsmittelfristen ebenso verlässlich Auskunft gibt wie die Papierakte. Regeln zu Dateiformaten oder Langzeitarchivierung enthält § 50 BRAO nicht.
Ist eine Kollisionsprüfung vorgeschrieben?
Das Verbot widerstreitender Interessen steht in § 43a Abs. 4 BRAO. Eine Konfliktdatenbank schreibt § 3 BORA nicht ausdrücklich vor; die Prüfungspflicht folgt mittelbar aus dem Verbot und aus § 44 BRAO, der verlangt, die Ablehnung eines Auftrags unverzüglich zu erklären. Ein Verstoß kann den Anwaltsvertrag nichtig machen (BGH, Urt. v. 10.01.2019 – IX ZR 89/18, zur bis 31.07.2022 geltenden Fassung).
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 50 BRAO – Handakten, Aufbewahrung, elektronische Form
- § 43a BRAO – Tätigkeitsverbot bei widerstreitenden Interessen
- BRAO, Gesamttext – §§ 44 und 59e
- Berufsordnung für Rechtsanwälte, Stand 01.12.2025 – §§ 3 und 31
- BGH, Beschl. v. 09.07.2014 – XII ZB 709/13 – elektronische Handakte
- BGH, Urt. v. 10.01.2019 – IX ZR 89/18 – Folgen eines Verstoßes
- Gesetzesbegründung BT-Drs. 19/27670 – Konfliktprüfung
- Gesetzesbegründung BT-Drs. 18/9521 – Löschung nach Fristablauf
- DSGVO, Art. 17 – Löschung und Ausnahmen
- § 147 AO – steuerliche Aufbewahrungsfristen
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Rechtsstand: 3. Oktober 2026. Dieser Beitrag ordnet Funktionen von Kanzleisoftware ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze, Verordnungen und Hinweise der Berufsorganisationen ändern sich; maßgeblich ist jeweils die aktuelle Fassung.