Dokumente, Vorlagen und Volltextsuche in der Kanzleisoftware

Ein Dokumentenmanagement legt Schriftsätze, Verträge, Scans und E-Mails so in der Akte ab, dass Berechtigte sie wiederfinden und Unberechtigte nicht. In der Kanzlei zählt das doppelt: Fristen hängen an Dokumenten, und die Verschwiegenheit endet nicht an der Ablage. Der Beitrag zeigt, was die Funktion leisten sollte, was fürs Scannen und Archivieren gilt und woran Sie es prüfen.

Ablage in der Akte: Kategorien, Ordner, Dateinamen

Jedes Dokument gehört in eine Akte – ob Upload, E-Mail-Anhang, Scan oder aus einer Vorlage erzeugt. Vier Bausteine halten die Ablage auffindbar:

• Kategorien: ein mehrstufiger Baum, den die Kanzlei selbst pflegt, mit Protokoll jeder Änderung.
• Ordner nach Aktenart: Vorlagen für Zivil-, Verwaltungs- oder Strafverfahren, die beim Anlegen der Akte entstehen.
• Dateinamen: ein Vorschlag aus Kategorie, Datum und Betreff, der die Grenzen für Gerichtspost einhält.
• Upload-Prüfung: Dateityp anhand des Inhalts statt nur der Endung, Positivliste, Größengrenze.

Für Dokumente, die per beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) an Gerichte gehen, gilt nach der Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2025 (ERVB, Nr. 6): höchstens 90 Zeichen je Dateiname, nur deutsche Buchstaben, Ziffern, Unterstrich, Minus und Punkte vor der Endung. Siehe beA und Posteingang.

Vorlagen, Textbausteine und Unterschrift

Eine Vorlage kann eine Word- oder OpenDocument-Datei mit Platzhaltern sein, die die Software aus Akte, Beteiligten und Kanzleidaten (Briefkopf, Steuernummer) füllt. Textbausteine liefern wiederkehrende Absätze. Das erzeugte Dokument sollte in der Akte liegen, als PDF ausgebbar sein und fehlende Platzhalterwerte sichtbar markieren.

Bei der Unterschrift unterscheiden Sie Brief und Schriftsatz. Ein elektronischer Schriftsatz braucht nach § 130a Abs. 3 Satz 1 ZPO eine qualifizierte elektronische Signatur der verantwortenden Person – oder, nach Auslegung des BGH, deren Namenswiedergabe bei Einreichung über einen sicheren Übermittlungsweg wie das beA.

Ein eingescannter Namenszug kann genügen, das Wort „Rechtsanwalt“ allein nicht (BGH, XII ZB 215/22). Die Namenswiedergabe wirkt nur, wenn die verantwortende Person selbst aus ihrem beA sendet (BGH, VI ZB 22/23). Zur Unterschrift der Mandantschaft siehe Mandantenportal.

Workflow, Versionen und Nachvollziehbarkeit

Ein Workflow bildet den Weg eines Schriftstücks ab: Entwurf, Prüfung, Überarbeitung, Freigabe, Einreichung. Jeder Statuswechsel sollte mit Person und Zeitpunkt protokolliert, der freigegebene Stand festgehalten sein. Aus unserer Sicht kann in Einzelkanzleien eine direkte Freigabe genügen; in Teams sollte die Prüfung verpflichtend sein.

Die Freigabe ist mehr als ein Klick: Bei einer Berufungsbegründung darf der Anwalt den Text vorbereiten lassen, muss ihn aber selbständig prüfen und die volle Verantwortung übernehmen (BGH, V ZR 137/20). Prüfen Sie, ob der Workflow erkennen lässt, wer signiert und wer versendet.

Für Versionen sind die GoBD ein Maßstab: Dieses BMF-Schreiben zu den Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufbewahrung in elektronischer Form (§§ 145 bis 147 AO) betrifft steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen, nicht die ganze Mandantenakte. Spätere Änderungen müssen den ursprünglichen Inhalt und die Änderung erkennbar lassen; die bloße Ablage im Dateisystem genügt regelmäßig nicht (Rz. 110, 111).

Die Handakte darf elektronisch geführt werden und muss ein geordnetes, zutreffendes Bild der Bearbeitung geben (§ 50 Abs. 1 Satz 1, Abs. 4 BRAO). Aus unserer Sicht ist Versionierung für alle Dokumente sinnvoll.

Volltextsuche und gespeicherte Suchen

Die Volltextsuche durchsucht den Inhalt der Dokumente. Sie sollte mehrere Wörter, „genaue Phrasen“ und Ausschlüsse verstehen, Groß- und Kleinschreibung sowie Umlautvarianten ignorieren und nach Akte, Dateityp und Änderungsdatum filtern. Drei Punkte entscheiden über die Qualität:

• Berechtigungen: Gefunden werden darf nur, was die suchende Person nach den Aktenrechten sehen darf, auch bei Autovervollständigung und Trefferzahlen. Hintergrund sind die Verschwiegenheit (§ 43a Abs. 2 BRAO) und die Pflicht zu angemessener Sicherheit (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).
• Fehlertoleranz: Sie fängt Tippfehler und Erkennungsfehler gescannter Texte ab, erzeugt aber mehr unpassende Treffer. Aus unserer Sicht sollte sie abschaltbar sein.
• Gescannte Dokumente: Seiten ohne Textebene sind nur mit Texterkennung (OCR) durchsuchbar. Der erkannte Text enthält Fehler; solche Treffer sollten gekennzeichnet sein.

Der Suchindex enthält den Volltext aller Dokumente: Fragen Sie, wo er liegt und wer Zugriff hat. Gespeicherte Suchen lassen sich privat oder für das Team anlegen; ihre Treffer sollten bei jedem Aufruf mit den aktuellen Rechten neu ermittelt werden.

Scannen, Archivierung und Export

Ersetzendes Scannen heißt: einscannen und das Papieroriginal vernichten. § 50 BRAO regelt das nicht. Steuerlich erlauben die GoBD die Vernichtung nach bildlicher Erfassung, soweit die Unterlagen nicht im Original aufzubewahren sind (Rz. 140). Das Verfahren ist zu dokumentieren; empfohlen sind Organisationsanweisungen, etwa zur Qualitätskontrolle (Rz. 136); ein per OCR gewonnener Volltext ist nach Verifikation und Korrektur aufzubewahren (Rz. 130).

Die BSI-Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) beschreibt einen Scanprozess, hat aber nur empfehlenden Charakter und regelt nicht die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens.

Handakten sind sechs Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag endete (§ 50 Abs. 1 Satz 2 und 3 BRAO). Innerhalb dieser Pflicht steht die Löschpflicht nach der DSGVO zurück (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b). Die Software sollte abgelaufene Fristen anzeigen; die Löschung bleibt eine bewusste Entscheidung. Mehr zur Aktenführung.

PDF/A ist eine für die Langzeitarchivierung gedachte PDF-Variante. Eine Pflicht dazu fanden wir nicht: Der elektronische Rechtsverkehr verlangt PDF (§ 2 Abs. 1 Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung, ERVV) und nennt PDF/A-1 und PDF/A-2 in der ERVB 2025 nur als zulässig; § 50 BRAO macht keine Formatvorgabe. Die GoBD verlangen, eingehende elektronische Geschäftsbriefe und Buchungsbelege im empfangenen Format aufzubewahren; Umwandlung nur nach Rz. 135 (Rz. 131). PDF/A ist aus unserer Sicht ein Qualitätsmerkmal für Export und Archiv.

Der Export einer Akte, etwa als ZIP-Archiv, dient Übergabe und Ausstieg. Er sollte alle Dokumente mit Ordnerstruktur, ein Verzeichnis, das Aktenprotokoll und Prüfsummen enthalten und nicht lesbare Dateien sichtbar ausweisen.

Ablage in externen Speichern

Bei einem angebundenen Speicher prüfen Sie: Gibt es bei Ausfall eine verständliche Meldung statt technischem Abbruch? Können Mitarbeitende im Speicher die Aktenrechte umgehen?

Erhält ein externer Dienstleister Zugang zu Mandatsgeheimnissen, verlangt § 43e BRAO sorgfältige Auswahl (Abs. 2) und einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung (Abs. 3); bei Leistungen im Ausland muss der Geheimnisschutz vergleichbar sein, soweit der Schutz dies gebietet (Abs. 4). Art. 28 DSGVO gilt daneben. Siehe Datenschutz und Zugriffsrechte.

Anforderungen auf einen Blick

Anforderung	Warum	Woran Sie es prüfen
Typ- und Größenprüfung beim Upload	Schutz vor Fehl- und Schadsoftware	Datei mit falscher Endung hochladen
Vorlagen mit PDF-Ausgabe	gleiche Briefköpfe	Vorlage mit leerem Feld erzeugen
Protokollierter Workflow mit Versionen	Nachweis, wer was freigab	Protokoll einer Testfreigabe lesen
Volltextsuche mit Rechtefilter	Verschwiegenheit	Mit eingeschränktem Zugang nach bekanntem Text suchen
Export mit Verzeichnis und Prüfsummen	Übergabe, Ausstieg	Testexport öffnen, Dateizahl vergleichen

Häufige Fragen

Darf ich Papierunterlagen nach dem Scannen vernichten?

Das hängt vom Dokument ab; § 50 BRAO regelt es nicht. Die GoBD erlauben die Vernichtung steuerlich relevanter Papierbelege nach ordnungsgemäßer bildlicher Erfassung (Rz. 140). Originale des Mandanten, vollstreckbare Ausfertigungen und Vollmachtsurkunden sollten Sie behalten.

Muss ich Dokumente als PDF/A archivieren?

Nach den geprüften Regelwerken nicht. Weder § 50 BRAO noch die ERVV verlangen PDF/A; die ERVB 2025 nennt es nur als zulässiges Format. Für eingehende elektronische Geschäftsbriefe und Buchungsbelege verlangen die GoBD, das empfangene Format zu erhalten.

Hat ein RESISCAN-konformer Scan den Beweiswert des Originals?

Nein. Die BSI-Richtlinie TR-03138 hat nur empfehlenden Charakter. § 371b ZPO gilt für Scans öffentlicher Urkunden durch Behörden oder Personen mit öffentlichem Glauben. Ein Scan der Kanzlei unterliegt der freien Beweiswürdigung nach § 286 ZPO.

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 50 BRAO – Handakten, Herausgabe, Aufbewahrung
• § 43a BRAO – Verschwiegenheit
• § 43e BRAO – externe Dienstleister
• § 130a ZPO – elektronisches Dokument, Signatur
• § 371b ZPO – gescannte öffentliche Urkunden
• § 174 BGB – Vollmachtsurkunde
• § 2 ERVV – Dateiformat PDF
• ERVB 2025 – Formate und Dateinamen
• DSGVO – Art. 5, 17, 28
• GoBD, Änderungsschreiben des BMF vom 14.07.2025 – Rz. 131; übrige Randziffern im Basistext vom 28.11.2019
• BSI TR-03138 (RESISCAN) – Scanprozess
• Gesetz zur weiteren Digitalisierung der Zwangsvollstreckung – § 757 ZPO ab 01.10.2026

Weiterlesen

• Aktenführung und Beteiligte in der Kanzleisoftware
• beA, Posteingang und E-Mail in der Kanzleisoftware
• Datenschutz, Berufsgeheimnis und Zugriffsrechte
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