RVG-Abrechnung, Rechnung und E-Rechnung in der Kanzlei

Die Abrechnung macht aus erbrachter Leistung eine bezahlte Rechnung. Kanzleisoftware muss dafür Gebührenrecht, Umsatzsteuerrecht und Berufsrecht verbinden: von der Vergütungsvereinbarung über die Berechnung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) bis zur E-Rechnung. Der Beitrag zeigt, welche Pflichten gelten und woran Sie eine tragfähige Umsetzung erkennen.

Von der Akte zur Rechnung

Die Abrechnung beginnt in der Akte. Dort sollte stehen, nach welchem Modell die Kanzlei abrechnet:

• RVG-Gebühren: Wert- und Rahmengebühren nach dem Vergütungsverzeichnis (VV).
• Zeithonorar: erfasste Zeiten mit Stundensätzen je Kanzlei, Person, Auftraggeber oder Akte.
• Pauschalen, Vorschüsse, Auslagen: vereinbarte Beträge und Kosten mit Beleg.

Daraus entstehen Vorschuss-, Teil- und Schlussrechnungen; Zahlungen und Gutschriften laufen auf einem Aktenkonto zusammen. Fremdgeld und Finanzbuchhaltung behandelt der Beitrag Fremdgeld und Buchhaltung.

Rechtsrahmen: Berechnung, Vorschuss, Vereinbarung

Nach § 10 Abs. 1 RVG kann der Rechtsanwalt die Vergütung nur aufgrund einer mitgeteilten Berechnung fordern. Sie bedarf der Textform; eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr erforderlich. Fällig wird die Vergütung, wenn der Auftrag erledigt oder die Angelegenheit beendet ist (§ 8 Abs. 1 RVG).

Der Inhalt der Berechnung ist vorgeschrieben (§ 10 Abs. 2 RVG): Beträge der Gebühren und Auslagen, geleistete Vorschüsse, kurze Bezeichnung des Gebührentatbestands, angewandte VV-Nummern und bei Wertgebühren der Gegenstandswert. Einen angemessenen Vorschuss kann der Rechtsanwalt nach § 9 RVG fordern. Spätestens mit Mandatsende ist darüber abzurechnen (§ 23 Berufsordnung).

Eine Vergütungsvereinbarung bedarf der Textform. Sie muss als solche bezeichnet und außer von der Auftragserteilung von anderen Vereinbarungen deutlich abgesetzt sein, darf nicht in der Vollmacht stehen und muss auf die begrenzte Kostenerstattung hinweisen (§ 3a Abs. 1 RVG). Verstößt sie gegen Satz 1 oder 2, kann der Rechtsanwalt keine höhere als die gesetzliche Vergütung fordern (§ 4b RVG).

Geringere Gebühren als das RVG vorsieht zu vereinbaren oder zu fordern, ist nach § 49b Abs. 1 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) unzulässig, soweit das RVG nichts anderes bestimmt. Ein Erfolgshonorar ist nach § 49b Abs. 2 BRAO unzulässig, soweit das RVG nichts anderes bestimmt; § 4a RVG nennt die Ausnahmen. Aus unserer Sicht sollte die Software vor einer Unterschreitung warnen.

Gebührenrechner: Anforderungen

Ein Gebührenrechner berechnet die Vergütung nach dem VV und zeigt den Rechenweg.

Prüfen Sie, ob der Rechner diese Punkte abbildet:

• Tabellen mit Gültigkeitsdatum: § 13 RVG mit Anlage 2 gilt seit 01.06.2025 neu; für Altaufträge muss die frühere Tabelle erhalten bleiben.
• Rahmengebühren: Der Rechtsanwalt bestimmt sie nach billigem Ermessen, vor allem nach Umfang, Schwierigkeit, Bedeutung und den Einkommens- und Vermögensverhältnissen des Auftraggebers (§ 14 Abs. 1 RVG). Bei der Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV (Rahmen 0,5 bis 2,5) setzt eine Gebühr über 1,3 umfangreiche oder schwierige Tätigkeit voraus.
• Mehrere Auftraggeber: Nr. 1008 VV erhöht die Verfahrens- oder Geschäftsgebühr je weiterer Person um 0,3, bei Wertgebühren nur für denselben Gegenstand; mehrere Erhöhungen dürfen einen Satz von 2,0 nicht übersteigen.
• Anrechnung: Die Geschäftsgebühr wird nach Vorbemerkung 3 Abs. 4 VV zur Hälfte, bei Wertgebühren höchstens mit 0,75, auf die Verfahrensgebühr angerechnet (§ 15a RVG).
• Auslagen: Statt der tatsächlichen Post- und Telekommunikationsentgelte erlaubt Nr. 7002 VV eine Pauschale von 20 Prozent der Gebühren, höchstens 20 Euro.
• Prozesskostenhilfe und Gerichtskosten: Bei Vergütung aus der Staatskasse gilt ab einem bestimmten Gegenstandswert die reduzierte Tabelle des § 49 RVG. Die Gerichtsgebühren (§ 34 Gerichtskostengesetz) stiegen ebenfalls zum 01.06.2025. Beim Kostenrisiko trägt die unterliegende Partei die Kosten (§ 91 Zivilprozessordnung), bei Teilerfolg nach Quote oder gegeneinander aufgehoben (§ 92 Abs. 1 ZPO).

Rechnung und Berechnung

Berechnung nach § 10 RVG und Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) haben unterschiedliche Pflichtangaben. § 14 Abs. 4 UStG verlangt unter anderem Namen und Anschrift beider Beteiligten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.

§ 10 Abs. 2 RVG deckt das nicht ab. Aus unserer Sicht sollte die Software beide Kataloge vor dem Ausstellen gemeinsam prüfen; ob eine Berechnung zugleich als Rechnung dient, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Rechnungen müssen über die Aufbewahrungsfrist Echtheit, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleisten (§ 14b Abs. 1 UStG). Aus unserer Sicht ist sie danach gesperrt. Korrekturen (Storno, Gutschrift) laufen über ein Folgedokument, wie es § 31 Abs. 5 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) für die Berichtigung vorsieht.

E-Rechnung

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht die elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 UStG). Zulässig sind laut UStAE XRechnung (XML) und hybride Formate wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Ein reines PDF ohne Datensatz ist danach nur eine sonstige Rechnung.

Empfang: Seit 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer, auch Anwaltskanzleien, E-Rechnungen empfangen können (Auffassung der Finanzverwaltung, UStAE Abschn. 14.1 Abs. 5).

Ausstellung: Sie ist Pflicht bei Leistungen an Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Gegenüber Verbrauchern gilt sie nicht; dort setzt eine E-Rechnung die Zustimmung des Empfängers voraus. Die Berechnung nach § 10 RVG bleibt immer nötig. Es gilt diese Übergangsregel; ein PDF per E-Mail setzt dabei die Zustimmung des Empfängers voraus:

Leistung ausgeführt	Papier oder sonstige Rechnung zulässig
2025 und 2026	bei Rechnung bis 31.12.2026
2027	bei Rechnung bis 31.12.2027, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres höchstens 800.000 Euro betrug
ab 2028	nicht mehr

Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) und von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) dürfen immer als sonstige Rechnung ergehen. Die Empfangspflicht bleibt.

Nach den BMF-Schreiben gehören bei der Pflicht-E-Rechnung alle Pflichtangaben in den strukturierten Teil; ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht. Stundennachweise dürfen als PDF-Anhang beigefügt werden. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG); bei E-Rechnungen ist der strukturierte Teil unversehrt aufzubewahren.

Zeiterfassung und Auslagen

Die Zeiterfassung sollte aktenbezogen arbeiten, per Timer oder manuell, mit Tätigkeitstext und dem Kennzeichen abrechenbar oder nicht. Nach der Abrechnung sind Einträge und Auslagen zu sperren.

Wer Zeithonorar verlangt, trägt die Darlegungs- und Beweislast. Der BGH verlangt konkrete, nachprüfbare Angaben zu den Maßnahmen im abgerechneten Zeitraum (Urteil vom 13.02.2020 – IX ZR 140/19).

Im selben Urteil hielt er auch eine Klausel für unwirksam, die angefangene 15 Minuten mit einem Viertel des Stundensatzes berechnet, jedenfalls gegenüber Verbrauchern. Das Zeithonorar bleibt wirksam und ist minutengenau abzurechnen. Eine formularmäßige Anerkenntnisklausel, nach der Zeiten ohne fristgerechten Widerspruch als anerkannt gelten, ist laut BGH auch gegenüber Unternehmern unwirksam (19.02.2026 – IX ZR 226/22 und IX ZR 227/22).

Aus unserer Sicht sollte die Software minutengenau erfassen und Taktzeiten nur als bewusste Option anbieten.

Offene Posten und Mahnwesen

Die Übersicht der offenen Posten zeigt Restbeträge und Überfälligkeit. Das Mahnwesen sollte an die Verzugsregeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) anknüpfen:

• Eine Mahnung wirkt nur nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB). In bestimmten Fällen braucht es keine, etwa bei kalendermäßig bestimmter Leistungszeit (Abs. 2).
• Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang tritt Verzug ein; gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).
• Der Verzugszins liegt über dem Basiszinssatz, der sich zum 1. Januar und 1. Juli ändert (§ 288 Abs. 1 und 2, § 247 BGB); die Bundesbank gibt ihn bekannt. Die Verzugspauschale gibt es nur gegenüber Nichtverbrauchern (§ 288 Abs. 5 BGB).

Aus unserer Sicht gehören dazu einstellbare Mahnstufen, ein Mahnlauf nur für fällige Posten, die Sammelmahnung je Empfänger und eine Mahnsperre je Rechnung.

Auch das Verjährungsende sollte sichtbar sein: Der Vergütungsanspruch verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB), unabhängig von der Mitteilung der Berechnung (§ 10 Abs. 1 Satz 2 RVG). Zinsen und Mahnverfahren behandelt das Forderungsmanagement.

Versand

Rechnungen und Mahnungen gehen per E-Mail; die Software sollte sie im Postausgang der Akte ablegen. Kann der Empfänger eine E-Rechnung nicht empfangen oder verweigert er sie, genügt es nach dem UStAE, wenn der Aussteller sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa mit einem Sendeprotokoll.

Einen Versand über das beA sollte die Software nur nach persönlicher Bestätigung der Postfachinhaberin oder des Postfachinhabers auslösen; siehe beA, Posteingang und E-Mail.

Anforderungen auf einen Blick

Mit diesen Punkten lassen sich Angebote im Vergleich von Kanzleisoftware prüfen.

Anforderung	Warum	Woran Sie es prüfen
Tabellen mit Gültigkeitsdatum	Altaufträge bleiben beim alten Recht (§ 60 RVG)	Altakte rechnet mit alter Tabelle
Erklärter Rechenweg	Berechnung nennt Tatbestand, VV-Nummer, Gegenstandswert (§ 10 Abs. 2 RVG)	Ausdruck zeigt jeden Schritt
Prüfung der Pflichtangaben	§ 14 Abs. 4 UStG	Ausstellen ohne Steuernummer wird verweigert
Sperre nach Ausstellung	Unversehrtheit (§ 14b UStG)	Änderung nur per Storno
XRechnung und ZUGFeRD	Pflicht gegenüber Unternehmern, mit Übergangsfristen	Export mit Validierungsbericht

Häufige Fragen

Muss ich ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Rechnungen für Leistungen aus 2027 noch auf Papier oder als sonstige Rechnung ergehen, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 entfällt das, außer bei Rechnungen bis 250 Euro und von Kleinunternehmern. Die Pflicht betrifft Leistungen an Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG), nicht Leistungen an Verbraucher.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass ist ein PDF ohne eingebetteten Datensatz nur eine sonstige Rechnung. E-Rechnungen sind XRechnung (XML) oder hybride Formate wie ZUGFeRD in zulässigem Profil; maßgeblich ist der strukturierte Teil. Gegenüber Verbrauchern ist keine E-Rechnung vorgeschrieben.

Muss die Berechnung nach § 10 RVG unterschrieben sein?

Nein. § 10 Abs. 1 RVG verlangt Textform; eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr erforderlich. Ohne mitgeteilte Berechnung kann der Rechtsanwalt die Vergütung aber nicht fordern. Die Verjährung läuft unabhängig von der Mitteilung weiter. Den Inhalt der Berechnung regelt § 10 Abs. 2 RVG.

Gilt die Gebührenerhöhung von 2025 für alle Mandate?

Nein. Die neuen Beträge gelten seit 01.06.2025. Nach § 60 Abs. 1 RVG bleibt das bisherige Recht anwendbar, wenn der unbedingte Auftrag vor diesem Datum erteilt wurde. Maßgeblich ist die unbedingte Auftragserteilung, nicht der Tätigkeitsbeginn. Die Software muss deshalb beide Tabellen vorhalten.

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 10 RVG, § 8 RVG und § 9 RVG
• § 3a RVG und § 4b RVG; § 4a RVG – Vergütungsvereinbarung, Erfolgshonorar
• § 14 RVG und § 60 RVG
• Vergütungsverzeichnis (Anlage 1 zum RVG) – Gebühren und Auslagen
• KostBRÄG 2025, BGBl. 2025 I Nr. 109 und BRAK-Meldung – Gebührenerhöhung
• § 49b BRAO – Gebühren und Erfolgshonorar
• Berufsordnung, Stand 01.12.2025 – § 23, Vorschüsse
• § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG und § 31 UStDV – Rechnung, Übergangsregel
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025 – E-Rechnung
• BGH, 13.02.2020 – IX ZR 140/19 und BGH, 19.02.2026 – IX ZR 227/22 – Zeithonorar, Klauseln
• § 286 BGB, § 288 BGB, § 247 BGB und Basiszinssatz der Bundesbank – Verzug, Zinsen
• § 34 GKG – Gerichtsgebühren

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