Eine pauschal beste Kanzleisoftware gibt es nicht. Wer systematisch vorgeht, findet die Lösung, die zur eigenen Kanzlei passt, und vermeidet teure Fehlentscheidungen. Dieser Beitrag führt in sieben Schritten von den Anforderungen bis zum Vertrag und endet mit einer Checkliste.
Inhalt dieses Beitrags
- Schritt 1: Anforderungen sammeln
- Schritt 2: Pflichtthemen zuerst prüfen
- Schritt 3: Betriebsart wählen
- Schritt 4: Funktionsumfang an das Kanzleiprofil anpassen
- Schritt 5: Gesamtkosten statt Lizenzpreis vergleichen
- Schritt 6: Anbieter an Ihren Fällen prüfen
- Schritt 7: Vertrag und Ausstieg klären
- Häufige Fragen
Schritt 1: Anforderungen sammeln
Bevor Sie Anbieter ansehen, beschreiben Sie Ihre Kanzlei. Je genauer die Beschreibung, desto schneller scheiden ungeeignete Lösungen aus.
- Größe und Struktur: Wie viele Berufsträgerinnen und Berufsträger, wie viele weitere Mitarbeitende arbeiten mit der Software? Gibt es mehrere Standorte oder Homeoffice?
- Rechtsgebiete und Abläufe: Welche Verfahren dominieren? Viele gleichartige Mandate, Forderungsbearbeitung, Verwaltungsrecht, Arbeitsrecht, Strafrecht?
- Plattform: Arbeiten alle unter Windows, oder gibt es Macs, Tablets und Smartphones?
- Schnittstellen: Mit welchen Systemen muss die Software Daten austauschen, etwa Buchhaltung, Steuerberatung, Telefonie, Textverarbeitung oder E-Mail?
- Bestand: Welche Daten sollen übernommen werden: Akten, Beteiligte, Fristen, Dokumente, offene Posten?
Teilen Sie die Anforderungen in „muss“ und „kann“. Die Muss-Liste ist der Maßstab für alles Weitere.
Schritt 2: Pflichtthemen zuerst prüfen
Drei Bereiche entscheiden darüber, ob eine Software überhaupt infrage kommt, weil Fehler dort unmittelbar Haftung oder Berufspflichten berühren:
- Fristen: Berechnung, Kontrolle, Vorfristen und nachvollziehbare Änderungen. Siehe Fristen, Termine und Wiedervorlagen.
- beA und elektronischer Rechtsverkehr: Eingang, Zuordnung, Versand und Nachweise. Siehe beA, Posteingang und E-Mail.
- Berufsgeheimnis und Datenschutz: Rechte, Protokolle, Cloud-Verträge. Siehe Datenschutz, Berufsgeheimnis und Zugriffsrechte.
Praxistipp
Prüfen Sie diese drei Themen zuerst und gründlich. Funktionen wie Vorlagen, Auswertungen oder Portale lassen sich eher nachrüsten oder ergänzen als ein Fehler bei Fristen oder Datenschutz korrigieren.
Schritt 3: Betriebsart wählen
Die Betriebsart bestimmt, wer die Software und die Server betreibt, und damit Kosten, Aufwand und Verträge.
| Betriebsart | Wer betreibt die Server? | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Cloud | Der Anbieter | Verträge zu Verschwiegenheit und Datenschutz, Standort, Unterauftragnehmer, Datenexport |
| Lokal | Sie oder Ihr IT-Dienstleister | Server, Updates, Datensicherung, Ausfallzeiten, Betreuungsaufwand |
| Hybrid | Wahlweise | Klare Zuständigkeiten, Kosten beider Varianten, Wechselmöglichkeit |
Welche Betriebsart günstiger ist, hängt von Kanzleigröße und vorhandener IT ab. Die Kostenarten erklärt der Beitrag Kanzleisoftware Kosten; Beispielrechnungen für 2, 8 und 30 Personen zeigt der Kostenvergleich.
Schritt 4: Funktionsumfang an das Kanzleiprofil anpassen
Welche Funktionen wichtig sind, unterscheidet sich je nach Kanzlei. Die folgenden Schwerpunkte sind unsere Einschätzung, keine Vorgabe.
| Kanzleiprofil | Typische Schwerpunkte | Beiträge |
|---|---|---|
| Einzelkanzlei | Verlässliche Fristen, beA, einfache Abrechnung, geringer Administrationsaufwand | Fristen, Abrechnung |
| Kleine Kanzlei | Rechte und Vertretungen, gemeinsame Kalender, Kollisionsprüfung, Dokumentenablage | Akten und Beteiligte, Dokumente |
| Größere Kanzlei | Rollen und Vertraulichkeitsstufen, Auswertungen, Anpassbarkeit, Schnittstellen, Betrieb | Datenschutz und Zugriffsrechte, Auswertungen |
| Viele gleichartige Mandate | Formular- oder Importschnittstelle, automatische Aktenanlage, Serienkorrespondenz | Massenverfahren |
| Forderungsbearbeitung | Zins- und Kostenberechnung, Mahnverfahren, Vollstreckung | Forderungen und Vollstreckung |
Einen Überblick über alle zwölf Funktionsbereiche gibt der Beitrag Funktionen von Kanzleisoftware im Überblick.
Schritt 5: Gesamtkosten statt Lizenzpreis vergleichen
Der Lizenzpreis ist nur ein Teil der Kosten. Hinzu kommen je nach Betriebsart Server, Wartung, IT-Betreuung, Einrichtung, Schulung und Zusatzmodule. Fragen Sie alle Anbieter nach denselben Kostenarten und rechnen Sie dieselbe Kanzleigröße durch. Wie das geht, zeigt Kanzleisoftware Kosten: Lizenz, IT und Betrieb.
Schritt 6: Anbieter an Ihren Fällen prüfen
Lassen Sie sich die Software nicht an Demodaten vorführen, sondern an Beispielen aus Ihrer Kanzlei. Fehler zeigen sich meist an Sonderfällen. Sinnvoll ist ein fester Katalog, den Sie jedem Anbieter gleich vorlegen:
- Eine Frist mit Vorfrist anlegen, ändern und streichen. Bleibt der frühere Stand nachvollziehbar?
- Eine beA-Nachricht empfangen, einer Akte zuordnen und beantworten. Wo steht der Nachweis?
- Eine Rechnung nach dem RVG erstellen, ändern lassen und mahnen. Was ist nach dem Ausstellen noch veränderbar?
- Eine Akte mit eingeschränkten Rechten anlegen und mit einem Konto ohne diese Rechte suchen. Taucht sie auf?
- Eine Akte exportieren oder archivieren und wiederherstellen.
- Ein Backup einspielen und die Datenstände vergleichen.
- Den Gesamtdatenbestand exportieren, wie er bei einer Kündigung gebraucht würde.
Praxistipp
Fragen Sie nach Referenzkanzleien ähnlicher Größe und Rechtsgebiete, und sprechen Sie mit mindestens einer davon. Fragen Sie dort nach Erfahrungen mit Updates, Support und Störungen.
Schritt 7: Vertrag und Ausstieg klären
Prüfen Sie vor der Unterschrift nicht nur den Preis, sondern auch, wie Sie wieder herauskommen.
- Laufzeit und Kündigung: Mindestlaufzeit, Kündigungsfristen, automatische Verlängerung.
- Preisanpassungen: Wann und wie darf der Anbieter Preise ändern? Gibt es Obergrenzen?
- Datenexport: In welchem Format und innerhalb welcher Frist erhalten Sie Ihre Daten zurück, und was kostet das?
- Datenschutz und Berufsgeheimnis: Auftragsverarbeitung, Verpflichtung zur Verschwiegenheit, Unterauftragnehmer, Standort. Siehe Datenschutz, Berufsgeheimnis und Zugriffsrechte.
- Verfügbarkeit und Support: Zugesagte Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Wartungsfenster.
- Einführung: Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulung, Zeitplan, Parallelbetrieb. Prüfen Sie offene Fristen nach der Übernahme doppelt.
Fragen an den Anbieter
- Welche Kostenarten fallen zusätzlich zur Lizenz an, einmalig und laufend?
- Welche Funktionen sind in meinem Tarif enthalten, welche kosten extra?
- Wie sind Fristen, Änderungen und Streichungen nachvollziehbar?
- Wie wird das beA angebunden, und wer versendet und signiert?
- Wo stehen Server und Unterauftragnehmer, und welche Verträge erhalte ich?
- In welchem Format und zu welchen Bedingungen exportiere ich alle Daten?
- Wie läuft die Datenübernahme aus meinem Altsystem, und was kostet sie?
- Welche Referenzkanzleien gibt es in meiner Größe und meinen Rechtsgebieten?
Häufige Fragen
Wie viele Anbieter sollte ich vergleichen?
Beginnen Sie mit allen, die Ihre Muss-Kriterien erfüllen, und schauen Sie sich dann zwei bis drei Lösungen genauer an. Mehr Vorführungen kosten Zeit; nach unserer Einschätzung reichen zwei bis drei genau geprüfte Lösungen meist aus.
Ist ein Pflichtenheft nötig?
Aus unserer Sicht ist in kleineren Kanzleien selten ein ausführliches Pflichtenheft nötig. Eine Liste mit Muss- und Kann-Kriterien und der Testkatalog aus Schritt 6 genügen meist, um Angebote vergleichbar zu machen.
Kann ich die Software vor dem Kauf testen?
Fragen Sie nach einer Testphase mit eigenen Beispieldaten, ohne echte Mandantendaten zu verwenden. Klären Sie vorher, wie lange sie läuft und was nach Ablauf mit den Testdaten geschieht.
Worauf sollte ich bei Preisen besonders achten?
Auf Nutzerbegrenzungen im Einstiegstarif, Zusatzmodule und Preisstufen beim Wachstum der Kanzlei. Die Gesamtkosten und typische Fallen erklärt der Beitrag Kanzleisoftware Kosten.
Weiterlesen
- Funktionen von Kanzleisoftware im Überblick
- Kanzleisoftware Kosten: Lizenz, IT und Betrieb
- Fristen, Termine und Wiedervorlagen in der Kanzleisoftware
- Datenschutz, Berufsgeheimnis und Zugriffsrechte
- Kanzleisoftware im Vergleich
Rechtsstand: 3. Oktober 2026. Dieser Beitrag ordnet Funktionen von Kanzleisoftware ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze, Verordnungen und Hinweise der Berufsorganisationen ändern sich; maßgeblich ist jeweils die aktuelle Fassung.