Fremdgeld und Buchhaltung in der Kanzleisoftware

Fremdgeld ist Geld, das einer Kanzlei anvertraut ist und das sie weiterleiten muss. Die Kanzleisoftware sollte es getrennt und nachvollziehbar führen und zusätzlich eine Buchhaltung bieten, die steuerlich und berufsrechtlich belastbar ist. Der Beitrag erklärt beide Funktionen, den Rechtsrahmen und die Prüfpunkte bei der Anbieterwahl.

Fremdgeld: was die Software getrennt führen sollte

Typische Fremdgelder sind Zahlungen eines Gegners an die Mandantin, Vergleichserlöse oder Sicherheitsleistungen. Die Kanzlei verwahrt sie nur. Die Software sollte sie deshalb als eigene Buchungsart führen, nicht als Einnahmen:

• Eingänge und Auszahlungen je Akte, mit Zahlungspflichtigem oder Empfänger, Bankverbindung und Verwendungszweck.
• Unveränderliche Buchungen; Korrekturen erfolgen durch eine Gegenbuchung.
• Die Bankverbindung als Momentaufnahme, mit Hinweis auf kürzliche Änderungen.
• Eine Überwachung aller Akten mit nicht ausgeglichenem Fremdgeldsaldo.
• Ein Aktenkonto, das Rechnungen, Zahlungen und Fremdgeld getrennt ausweist.

Rechtsrahmen: Berufsrecht und Geldwäschegesetz

Ein Anderkonto ist ein Treuhandkonto für fremde Gelder. Die Berufsordnung (BORA, Fassung vom 01.12.2025) konkretisiert das in § 4:

• Fremdgelder sind unverzüglich weiterzuleiten; solange das nicht möglich ist, auf Anderkonten zu verwalten, in der Regel Einzelanderkonten (Abs. 1 Satz 1 und 2); eine abweichende Vereinbarung in Textform ist möglich (Satz 8).
• Über Fremdgelder ist unverzüglich, spätestens mit Mandatsende, abzurechnen (Abs. 1 Satz 6); über Vorschüsse nach § 23 BORA spätestens mit Mandatsende.
• Eigene Forderungen dürfen nicht mit Geldern verrechnet werden, die zweckgebunden an andere als den Mandanten auszuzahlen sind (Abs. 2).

Eine eigene Aufzeichnungspflicht für Fremdgelder enthält die BORA nicht. Handakten müssen aber ein geordnetes, zutreffendes Bild der Auftragsbearbeitung geben (§ 50 Abs. 1 Satz 1 BRAO).

Nach dem Geldwäschegesetz (GwG) sind Rechtsanwälte unter anderem Verpflichtete, soweit sie für den Mandanten an Planung oder Durchführung der Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten mitwirken oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung Finanz- oder Immobilientransaktionen durchführen (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. a und b GwG). Dann gelten Sorgfaltspflichten wie die Identifizierung des Vertragspartners (§ 10 Abs. 1 GwG).

Finanzbuchhaltung in der Kanzlei

Ob eine Kanzlei Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellt oder bilanziert, hängt von der Rechtsform ab:

• Einzelkanzlei, Sozietät als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), Partnerschaft: Rechtsanwälte sind Freiberufler (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 Einkommensteuergesetz, EStG). Die Buchführungspflicht nach § 141 Abgabenordnung (AO) trifft nur gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte; die Partnerschaft übt kein Handelsgewerbe aus (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Partnerschaftsgesellschaftsgesetz). Diese Kanzleien dürfen den Gewinn daher als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen (§ 4 Abs. 3 EStG; Einnahmenüberschussrechnung, EÜR).
• Rechtsanwalts-GmbH: Sie ist Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbH-Gesetz) und buchführungspflichtig (§ 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch, HGB); die EÜR steht ihr nicht offen.

Bei der Umsatzsteuer kann das Finanzamt auf Antrag gestatten, nach vereinnahmten statt vereinbarten Entgelten zu rechnen; für Freiberufler sieht das § 20 Satz 1 Nr. 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) vor. Ob beides für Ihre Kanzlei gilt, etwa bei gemischter Tätigkeit, klärt die Steuerberatung.

Eine Finanzbuchhaltung besteht typischerweise aus Sachkonten mit Steuerschlüssel nach einem Kontenrahmen und vier Auswertungen: Journal (alle Buchungen in zeitlicher Folge), Kontenblatt (Buchungen je Konto), Summen- und Saldenliste und Umsatzsteuer-Übersicht. Reine Buchhaltungslösungen finden Sie im Vergleich Buchhaltungssoftware.

Fremdgelder gehören nicht in die EÜR: Beträge, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden, scheiden als durchlaufende Posten aus (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG). Die Software sollte sie getrennt halten. Auswertungen dazu behandelt der Beitrag zu Auswertungen und Controlling.

Buchführung nach GoBD: Unveränderbarkeit und Aufbewahrung

Die Ordnungsvorschriften der AO gelten auch bei freiwilliger Buchführung (§ 146 Abs. 6 AO). Buchungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (Abs. 1 Satz 1). Sie dürfen nicht so verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist (Abs. 4).

Die Finanzverwaltung konkretisiert das in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Maßgeblich ist das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025. Aus unserer Sicht sollte die Software daher bieten:

• Festschreibung: Nach einem Stichtag lassen sich Buchungen nicht mehr ändern.
• Storno durch Gegenbuchung statt Löschen, mit fortlaufender Buchungsnummer.
• Eine Beschreibung, wie sie Buchungen erzeugt und schützt (Verfahrensdokumentation). Zu den zehn Jahre aufzubewahrenden Unterlagen zählen die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Unterlage	Frist	Fundstelle
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse	10 Jahre	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO; für Kaufleute § 257 Abs. 4 HGB
Buchungsbelege, Rechnungen	8 Jahre	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO; § 14b UStG
Empfangene Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO
Handakten	6 Jahre ab Ablauf des Jahres der Auftragsbeendigung	§ 50 Abs. 1 BRAO
Geldwäscheaufzeichnungen	5 Jahre, soweit nicht andere Gesetze länger verlangen; spätestens nach 10 Jahren vernichten	§ 8 Abs. 4 GwG

Die steuerlichen Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte oder der Beleg entstand (§ 147 Abs. 4 AO). Sie laufen nicht ab, solange die Festsetzungsfrist der Steuer läuft (Abs. 3 Satz 5).

Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen (GoBD: Z1), eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen (Z2) oder die Daten in auswertbarem Format anfordern (Z3). Liegen die Daten bei einem Dritten, hat dieser dieselben Pflichten (§ 147 Abs. 6 AO).

Übergabe an die Steuerberatung

Üblich ist das DATEV-Format: eine Textdatei im CSV-Format mit festem Aufbau, in der der Buchungsstapel eine eigene Datenart ist. Es kennt mehrere Versionen und ein Festschreibungskennzeichen. Es ist ein Herstellerformat, kein amtlicher Standard. Aus unserer Sicht bewährt sich dieses Vorgehen:

1. Mit der Steuerberatung Version und Kontenrahmen abstimmen.
2. Den Zeitraum festschreiben und exportieren.
3. Die Summen- und Saldenliste mit dem Import abgleichen.
4. Korrekturen als Storno erfassen und neu exportieren.

Zahlungseingänge: Abrechnung und Zahlungsdienstleister

Die Buchhaltung sollte Zahlungen aus Rechnungen übernehmen, statt sie neu zu erfassen, und sie nach Steuersätzen aufteilen: Entgelt und Steuerbetrag sind auf der Rechnung nach Steuersätzen getrennt auszuweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 und 8 UStG). Vorschüsse müssen sich zuordnen lassen, denn die Berechnung muss bereits geleistete Vorschüsse angeben (§ 10 Abs. 2 Rechtsanwaltsvergütungsgesetz, RVG). Mehr dazu im Beitrag zur RVG-Abrechnung; offene Rechnungen behandelt das Forderungsmanagement.

Manche Kanzleien fordern Vorschüsse per Zahlungslink eines Zahlungsdienstleisters an. Nach § 9 RVG kann die Kanzlei für entstandene und voraussichtlich entstehende Gebühren und Auslagen einen angemessenen Vorschuss fordern. Fremdgeld ist dagegen anvertrautes fremdes Geld. Die Software sollte jede Zahlungsanforderung mit einem Zweck führen: Vorschuss, Rechnung oder Fremdgeld. Ein Zahlungseingang sollte erst gelten, wenn der Dienstleister ihn bestätigt hat. Die berufsrechtliche Einordnung solcher Zahlungen klären Sie mit Ihrer Rechtsanwaltskammer.

Seit der GoBD-Änderung vom 14.07.2025 ist der Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes über die technische Abwicklung einer elektronischen Zahlung nicht aufbewahrungspflichtig, sofern er nicht als Buchungsbeleg dient und nicht die einzige Form der Abrechnung mit dem Dienst ist; eine dritte Bedingung betrifft die Kassenbuchführung. Zur Einordnung als Fremdgeld sagt das nichts.

Anforderungen im Überblick

Anforderung	Warum	Woran Sie es prüfen
Fremdgeld als eigene Buchungsart	Weiterleitungspflicht (§ 43a Abs. 7 BRAO); durchlaufende Posten scheiden aus der EÜR aus	Fremdgeld erscheint nicht als Einnahme
Empfänger, Bankverbindung, Zweck je Buchung	Zweckgebundene Gelder dürfen nicht verrechnet werden (§ 4 Abs. 2 BORA)	Bankverbindung als Momentaufnahme; Hinweis bei Änderung
Überwachung offener Salden	Abrechnung spätestens mit Mandatsende (§ 4 Abs. 1 BORA)	Liste aller Akten mit Saldo
Unveränderbare Buchungen	§ 146 Abs. 4 AO	Storno erzeugt Gegenbuchung; Festschreibung
Gewinnermittlung und Versteuerungsart	EÜR oder Bilanz je Rechtsform; Ist-Versteuerung nur auf Antrag	Einstellung sichtbar; Rücksprache mit der Steuerberatung
Journal, Kontenblatt, Summen- und Saldenliste	Datenzugriff der Finanzverwaltung (§ 147 Abs. 6 AO)	Ausgabe als Liste und als auswertbare Datei
Export für die Steuerberatung	Übergabe strukturierter Buchungsdaten	Probeexport einlesen, Summen vergleichen
Aufbewahrungsfristen je Unterlagenart	Fristen von 5 bis 10 Jahren	Fristanzeige je Unterlage

Häufige Fragen

Muss eine Kanzlei bilanzieren?

Nicht in jeder Rechtsform. Einzelkanzleien, Sozietäten als GbR und Partnerschaften sind nach dem Gesetzeswortlaut nicht kraft Gesetzes buchführungspflichtig und dürfen die Einnahmenüberschussrechnung wählen (§ 4 Abs. 3 EStG). Eine Rechtsanwalts-GmbH muss Bücher führen (§ 238 Abs. 1 HGB). Den Einzelfall klärt die Steuerberatung.

Wie lange sind Buchungsbelege aufzubewahren?

Seit 01.01.2025 acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO), zuvor zehn. Bücher und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, empfangene Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstand, und läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist der Steuer läuft.

Darf eine Kanzlei Fremdgeld mit ihrem Honorar verrechnen?

Nach § 4 Abs. 2 BORA nicht mit Geldern, die zweckgebunden an andere als den Mandanten auszuzahlen sind. Für Geld, das dem Mandanten zusteht, hängt es von weiteren Voraussetzungen ab, etwa der Berechnung nach § 10 RVG und der Fälligkeit nach § 8 RVG. Lassen Sie die Frage berufsrechtlich klären.

Rechtsgrundlagen und Quellen

Berufsrecht und Geldwäsche

• § 43a BRAO – Sorgfalt, Weiterleitung, Anderkonto
• § 50 BRAO – Handakten
• Berufsordnung (BORA), Fassung vom 01.12.2025 – § 4 Fremdgelder, § 23 Vorschüsse (BRAK)
• § 2 GwG – Verpflichtete
• § 8 GwG – Aufbewahrung
• § 9 RVG – Vorschuss
• § 10 RVG – Berechnung

Steuer- und Handelsrecht

• § 4 EStG – EÜR, durchlaufende Posten
• § 238 HGB und § 257 HGB – Buchführung, Aufbewahrung
• § 14 UStG, § 14b UStG, § 20 UStG – Rechnung, Aufbewahrung, Ist-Versteuerung
• § 146 AO und § 147 AO – Buchführung, Aufbewahrung, Datenzugriff
• GoBD, Änderungsschreiben vom 14.07.2025 – Bundesfinanzministerium

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