KI in der Kanzleisoftware: Nutzen, Grenzen, Pflichten

KI-Funktionen in Kanzleisoftware sollen Eingänge sortieren, Fristen vorschlagen und Entwürfe vorbereiten. Damit berühren sie Kernpflichten des Anwaltsberufs: Sorgfalt, Verschwiegenheit und Datenschutz. Dieser Beitrag ordnet die Einsatzfelder ein, fasst den Rechtsrahmen zusammen und zeigt, woran Sie eine verantwortbare Umsetzung erkennen.

Wofür KI in der Kanzleisoftware eingesetzt wird

Als Einsatzfelder kommen in Betracht:

• Posteingang sortieren und einer Akte vorschlagen, siehe beA und Posteingang
• Fristen aus Schriftstücken vorschlagen, siehe Fristen
• Nachgereichte Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen
• Entwürfe für Schriftsätze und Mandanteninformationen vorbereiten
• Recherche und Zitatprüfung, siehe KI-Recherche
• Anfragen vorsortieren, siehe KI-Mandatsannahme

Stufen der Automatisierung

Software kann KI-Ergebnisse auf vier Stufen einbinden. Aus unserer Sicht sollte die Kanzlei die Stufe je Vorgangsart selbst festlegen können:

1. Vorbereiten: Die KI erstellt einen Entwurf, eine Person übernimmt oder verwirft ihn.
2. Vorschlagen: Die KI schlägt etwa eine Aktenzuordnung oder Frist vor, eine Person bestätigt.
3. Nach Freigabe ausführen: Die Software führt einen Schritt erst aus, wenn eine namentlich bekannte Person freigibt.
4. Regelbasiert automatisch: Die Software handelt nach festen Regeln ohne Einzelfreigabe.

Nach den Hinweisen der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) zum Einsatz von KI steigen die Sorgfaltsanforderungen mit dem Grad der Automatisierung; gegenüber der Mandantschaft, etwa bei Chatbots zur Mandatsaufnahme, gilt ein höherer Maßstab (Kap. 2.2).

Die Verantwortung bleibt bei der Anwältin oder dem Anwalt

Nach § 43 Satz 1 der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) ist der Beruf gewissenhaft auszuüben. Die BRAK-Hinweise (Stand Dezember 2024) halten BRAO und Berufsordnung (BORA) für technologieneutral anwendbar: Die KI darf nur unterstützen, und eine eigenverantwortliche Überprüfung und Endkontrolle des Ergebnisses ist in jedem Fall erforderlich (Kap. 2.1). Die Hinweise sind eine Orientierungshilfe, kein Gesetz.

Gerichte rügen ungeprüfte KI-Zitate bereits:

• Kammergericht Berlin, Beschluss vom 20.11.2025 (17 WF 144/25): Der Senat wies darauf hin, dass Schriftsätze offensichtlich mit KI verfasst und die Zitate nicht geprüft worden seien; zwei Fundstellen existierten nicht. Anwälte seien dazu aufgrund des Mandatsverhältnisses und als Organ der Rechtspflege verpflichtet (§ 43 BRAO). Es blieb bei einer Nebenbemerkung ohne Sanktion.
• Amtsgericht Köln, Beschluss vom 2.7.2025 (312 F 130/25): Fundstellen seien „offenbar mittels künstlicher Intelligenz generiert“ und frei erfunden. Das Gericht verwies auf § 43a Abs. 3 BRAO (bewusste Verbreitung von Unwahrheiten), sanktionierte aber nicht. Ob ungeprüfte KI-Zitate diesen Tatbestand erfüllen, ist umstritten.

Eine Pflicht, die Mandantschaft über den KI-Einsatz zu informieren, sehen die BRAK-Hinweise (Stand Dezember 2024, „nach aktuellem Stand“) und der Deutsche Anwaltverein (DAV, Juli 2025) in BRAO und BORA nicht. Die BRAK nennt die Diskussion im Fluss und empfiehlt Transparenz; Pflichten können sich aus Vertragsrecht, UWG und DSGVO ergeben.

Verschwiegenheit und Dienstleister

Anwältinnen und Anwälte müssen über alles schweigen, was ihnen in Ausübung des Berufs bekannt wird (§ 43a Abs. 2 BRAO). Wer als Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, wird nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bestraft. Nach der BRAK liegt eine Offenbarung schon vor, wenn der KI-Anbieter die Möglichkeit der Kenntnisnahme hat.

Geheimnisse dürfen Mitwirkenden offenbart werden, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist; die Anwältin oder der Anwalt muss für deren Verpflichtung zur Geheimhaltung sorgen (§ 203 Abs. 3 Satz 2, Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Für Dienstleister gilt zusätzlich § 43e BRAO:

Dass KI-Anbieter Dienstleister im Sinne des § 43e Abs. 1 Satz 2 BRAO sind, ist Auslegung von BRAK und DAV.

Zu frei zugänglichen Chatbots halten die BRAK-Hinweise (Stand Dezember 2024) die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen nach dem damaligen Stand der Technik nicht für erforderlich im Sinne des § 43e Abs. 1 BRAO. Sie empfehlen abstrakte Eingaben oder vollständig anonymisierte Dokumente. Der DAV (Juli 2025) sieht bei nach § 43e ausgewählten Dienstleistern keine allgemeine Anonymisierungspflicht. Beides sind unverbindliche Auffassungen.

Davon zu trennen ist die Einwilligung: Dient eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, darf der Zugang zu fremden Geheimnissen nur mit Einwilligung des Mandanten eröffnet werden (§ 43e Abs. 5 BRAO). Auswahl und Vertrag bleiben erforderlich, außer der Mandant verzichtet ausdrücklich (Abs. 6). Nach dem DAV greift Abs. 5 nicht bei einem allgemeinen Arbeitsmittel der Kanzlei; die Abgrenzung ist Auslegung.

Datenschutz bei KI-Funktionen

Pseudonymisierung und Anonymisierung. Pseudonymisierung bedeutet, Daten so zu verarbeiten, dass sie ohne gesondert aufbewahrte Zusatzinformationen keiner bestimmten Person mehr zugeordnet werden können (Art. 4 Nr. 5 DSGVO). Sie bleiben personenbezogen, wenn sie sich mit Zusatzinformationen zuordnen lassen (Erwägungsgrund 26); für anonyme Daten gelten die Datenschutzgrundsätze nicht. Bei Berufsgeheimnissen genügt es nach BRAK und Datenschutzkonferenz (DSK) regelmäßig nicht, Namen und Anschriften zu entfernen, wenn sich der Bezug aus dem Kontext ergibt.

Der EuGH (4.9.2025, C-413/23 P, zur Verordnung (EU) 2018/1725) verneint einen pauschalen Personenbezug und stellt auf die Mittel des jeweiligen Akteurs ab; ob das auch für die DSGVO gilt, hat er nicht ausdrücklich entschieden.

Auftragsverarbeitung und Folgenabschätzung. Nutzt eine Kanzlei die KI-Anwendung eines externen Anbieters, liegt nach der DSK häufig eine Auftragsverarbeitung (Verarbeitung im Auftrag der Kanzlei) vor; Art. 28 Abs. 1 und 3 DSGVO verlangt dann hinreichende Garantien und einen Vertrag. Er tritt neben den Vertrag nach § 43e Abs. 3 BRAO (§ 43e Abs. 8 BRAO).

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Vorabprüfung der Risiken) ist bei voraussichtlich hohem Risiko nötig (Art. 35 Abs. 1 DSGVO), nicht pauschal bei jeder KI-Nutzung. Die DSK hält sie bei KI-Anwendungen für „vielfach“ erforderlich.

Drittlandübermittlung. Übermittlungen in ein Drittland sind nur zulässig, wenn Kapitel V der DSGVO eingehalten ist (Art. 44), etwa mit einem Angemessenheitsbeschluss der Kommission (Art. 45 Abs. 1) oder geeigneten Garantien wie Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 1). Für Übermittlungen an zertifizierte Empfänger in den USA besteht der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (DPF, Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 vom 10.7.2023); ob ein Anbieter zertifiziert ist, ist je Anbieter in der DPF-Liste zu prüfen. Das Gericht der EU wies am 3.9.2025 die Klage dagegen ab (T-553/23); das Rechtsmittel C-703/25 P ist anhängig (Stand 3.10.2026).

Der Europäische Datenschutzausschuss bat die Kommission am 31.7.2026, die Folgen einer Entscheidung des US Supreme Court für den Beschluss zu prüfen. Der Beschluss gilt derzeit weiter, steht aber unter Beobachtung.

Bei Diensten im Ausland verlangt § 43e Abs. 4 BRAO zusätzlich vergleichbaren Geheimnisschutz; ob dafür das Datenschutzniveau genügt, hält die BRAK für nicht abschließend geklärt, der DAV bejaht es. Die DPF-Angemessenheit ersetzt weder § 43e BRAO noch den Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

KI-Verordnung

Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689, KI-VO) gilt neben dem Berufsrecht. Der KI-Teil des Digital Omnibus, die Verordnung (EU) 2026/1744, hat sie geändert und ist seit 27.7.2026 in Kraft.

Rolle. Eine Kanzlei, die ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet, ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4 KI-VO), auch wenn die Funktion Teil zugekaufter Kanzleisoftware ist. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt (Art. 3 Nr. 3). Durch bloße Nutzung wird eine Kanzlei nicht zur Anbieterin; mit einem Mandanten-Chatbot unter eigenem Namen kann sie es werden, siehe Mandantenportal.

KI-Kompetenz (Art. 4). Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer in ihrem Auftrag befasster Personen zu unterstützen; ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht garantieren (Fassung seit 27.7.2026). Nach dem Q&A der Kommission genügt ein interner Nachweis, Zertifikate sind nicht nötig. Ob ein Verstoß berufsrechtlich relevant sein kann, ist streitig: Die BRAK hält das für möglich, der DAV nicht.

Transparenz (Art. 50). Art. 50 KI-VO gilt seit 2.8.2026. Abs. 1 und 2 (Hinweis auf KI-Interaktion, maschinenlesbare Kennzeichnung) treffen Anbieter, etwa von Chatbots. Betreiber betrifft er nur nach Abs. 3 und 4, etwa bei veröffentlichten KI-Texten zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Für Schriftsätze, Mandantenschreiben und interne Vermerke folgt daraus keine Kennzeichnungspflicht.

Private berufliche Korrespondenz und interne Texte gelten nach den nicht bindenden Leitlinien der Kommission vom 20.7.2026 (C(2026) 5054) nicht als „veröffentlicht“. Bei Fachbeiträgen oder Newslettern ist der Einzelfall zu prüfen; die Pflicht entfällt bei menschlicher Überprüfung und redaktioneller Verantwortung.

Hochrisiko. Art. 26 KI-VO trifft nur Betreiber von Hochrisiko-Systemen. Anhang III Nr. 8 Buchst. a erfasst KI-Systeme für Justizbehörden und auf ähnliche Weise für die alternative Streitbeilegung; Rechtsanwälte nennt der Wortlaut nicht, und die BRAK folgert, Kanzlei-KI zähle „jedenfalls“ nicht dazu. Die Hochrisiko-Pflichten gelten erst ab 2.12.2027 (Anhang III) und ab 2.8.2028 (Anhang I). Gesondert zu prüfen ist KI im Personalbereich (Anhang III Nr. 4).

Worauf es bei der Software ankommt

Die Tabelle ist unsere Einschätzung; eine amtliche Checkliste für KI in Kanzleisoftware gibt es nicht.

Anforderung	Warum	Woran Sie es prüfen
Freigabe vor Versand	Endkontrolle durch die Anwältin oder den Anwalt (§ 43 BRAO)	KI-Schreiben verlassen die Kanzlei nur nach Freigabe; Entwurf zeigt Quellen und Zitate
Einstellbarer Automatisierungsgrad, Abschaltbarkeit	Sorgfalt steigt mit der Automatisierung; im Grundsatz keine Pflicht zum KI-Einsatz (BRAK)	Stufe je Vorgangsart wählbar, Funktion je Kanzlei, Person oder Akte abschaltbar; Fristen nie ohne Bestätigung erledigt
Protokoll	Nachweis, dass geprüft wurde und von wem	Aktenprotokoll nennt Schritt, Zeitpunkt und freigebende Person
Sichtbarkeit übermittelter Daten	Möglichkeit der Kenntnisnahme genügt für Offenbarung (BRAK)	Vorschau vor jedem Auftrag, was den Dienstleister erreicht
Pseudonymisierung vor Übermittlung	Bleibt personenbezogen (Erwägungsgrund 26 DSGVO); Namen entfernen genügt regelmäßig nicht	Welche Angaben werden erkannt, wie werden Treffer geprüft, was bleibt im Fließtext?
Hosting und Unterauftragnehmer	§ 43e Abs. 3 und 4 BRAO; Art. 28, 44 ff. DSGVO	Liste mit Standorten, Vertrag in Textform, Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Nutzung der Eingaben zum Training
Zugriffsrechte	Aktenrechte gelten auch für die KI (Einschätzung)	KI sieht nur Akten, auf die die auslösende Person zugreifen darf

Typische Fehler

• KI-Ergebnisse und Zitate ungeprüft übernehmen.
• Mandatsdaten nach bloßem Entfernen der Namen in frei zugängliche Chatbots eingeben.
• Nur den Vertrag nach Art. 28 DSGVO schließen und § 43e Abs. 3 BRAO übersehen.

Häufige Fragen

Muss ich Mandanten über den KI-Einsatz informieren?

Nach den BRAK-Hinweisen (Stand Dezember 2024) und dem DAV (Juli 2025) besteht im Grundsatz keine berufsrechtliche Pflicht aus BRAO oder BORA. Informationspflichten können sich aus Art. 12 ff. DSGVO ergeben, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, und aus Art. 50 Abs. 1 KI-VO für Anbieter eines Systems mit direkter Interaktion mit Mandanten.

Darf ich Mandatsdaten in einen öffentlichen Chatbot eingeben?

Nach den BRAK-Hinweisen (Stand Dezember 2024) ist die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen an frei zugängliche Sprachmodelle nicht im Sinne des § 43e Abs. 1 BRAO erforderlich; sie empfehlen abstrakte Eingaben oder vollständige Anonymisierung. Der DAV verlangt bei frei verfügbaren Versionen vollständige Anonymisierung oder Pseudonymisierung.

Muss ich KI-erstellte Schriftsätze kennzeichnen?

Nach Art. 50 KI-VO nein: Abs. 4 betrifft nur veröffentlichte Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Private berufliche Korrespondenz und interne Texte zählen nach den Leitlinien der Kommission nicht dazu. Prüfen müssen Sie sie trotzdem (§ 43 BRAO; Kammergericht Berlin, 20.11.2025, 17 WF 144/25).

Rechtsgrundlagen und Quellen

• BRAK, Hinweise zum Einsatz von KI – Orientierungshilfe 12/2024
• DAV, Stellungnahme Nr. 32/2025 – Verbandsauffassung
• § 43a BRAO – Verschwiegenheit, sachliches Verhalten
• § 43e BRAO – Dienstleister
• § 203 StGB – Offenbaren von Geheimnissen
• DSGVO – Art. 4 Nr. 5, 28, 35, 44 bis 46
• EuGH, C-413/23 P – Pseudonymisierung
• EuG, Pressemitteilung zu T-553/23 – DPF-Klage abgewiesen
• EDPB, Schreiben vom 31.7.2026 – Prüfbitte zum DPF
• DSK, Orientierungshilfe KI und Datenschutz – Auswahl, Einsatz
• KI-Verordnung, konsolidierte Fassung – Art. 3, 26, 50, Anhang III
• Verordnung (EU) 2026/1744 – Digital Omnibus, Art. 4
• Kommission, Leitlinien zu Art. 50 – Art. 50
• Kommission, AI-Literacy-Q&A – Art. 4
• KG Berlin, 17 WF 144/25 – Prüfpflicht
• AG Köln, 312 F 130/25 – erfundene Zitate

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