Kanzleisoftware Kosten: Lizenz, IT und Betrieb

Der Lizenzpreis pro Nutzer sagt wenig darüber, was Kanzleisoftware im Jahr tatsächlich kostet. Je nach Betriebsart kommen Server, Wartung, IT-Betreuung, Einrichtung und Schulung hinzu. Dieser Beitrag zeigt die Kostenarten, erklärt typische Preismodelle und Kostenfallen und beschreibt, wie Sie Angebote vergleichbar machen.

Die Kostenarten im Überblick

Die folgende Tabelle ordnet die Kosten nach Betriebsart. Ob und in welcher Höhe sie anfallen, hängt vom Anbieter und Tarif ab.

Kostenart	Lokal	Cloud	Hinweis
Lizenz oder Abonnement	Ja	Ja	Meist je Nutzer und Monat; Preismodelle siehe unten
Server und Hardware	Ja	Nein	Anschaffung, Ersatz und Betrieb; Einmalkosten auf die Nutzungsdauer verteilen
Betriebssystem- und Datenbanklizenzen	Meist	Nein	Beim Serverbetrieb oft nicht in der Softwarelizenz enthalten
Softwarepflege und Updates	Meist gesondert	Meist im Preis	Pflegeverträge werden häufig als Anteil der Lizenz berechnet
IT-Betreuung	Ja	Teilweise	Einrichtung, Updates, Störungen, Datensicherung
Hosting im Rechenzentrum	Optional	Im Preis oder gesondert	Prüfen, ob Speicher und Rechenleistung enthalten sind
Datensicherung	Ja	Meist im Preis	Wiederherstellung mit Test einplanen
Einrichtung und Datenübernahme	Ja	Ja	Oft einmalig, bei Altdaten aufwendig
Schulung und Einführung	Ja	Ja	Zeit der Mitarbeitenden mitrechnen
Zusatzmodule	Ja	Ja	Zum Beispiel beA, KI, Portal, Buchhaltung, Telefonie
Drittsoftware	Ja	Ja	Zum Beispiel Textverarbeitung, E-Mail, Texterkennung

Preismodelle

Anbieter berechnen Kanzleisoftware auf unterschiedliche Weise. Ein Vergleich ist nur sinnvoll, wenn Sie die Modelle auf dieselbe Kanzleigröße umrechnen.

• Je Nutzer: Jede Person mit Zugang zahlt. Prüfen Sie, ob Mitarbeitende und Berufsträger gleich viel kosten.
• Je gleichzeitigem Nutzer: Gezählt wird, wie viele Personen zur selben Zeit arbeiten. Das kann günstiger sein, wenn nicht alle gleichzeitig arbeiten.
• Gestaffelte Tarife: Funktionsumfang und Preis steigen mit dem Tarif. Prüfen Sie, welche Funktionen in welchem Tarif stecken.
• Module: Der Grundpreis ist niedrig, benötigte Funktionen kommen einzeln dazu.
• Pauschalen: Ein fester Betrag für eine bestimmte Nutzerzahl. Achten Sie auf die Grenze und auf den Preis darüber.
• Mengenrabatte: Rabatte nach Nutzerzahl, teils nur auf Anfrage.

Cloud und lokal im Kostenvergleich

Bei lokaler Software ist die Lizenz oft günstiger. Dafür tragen Sie Server, Betriebssystem- und Datenbanklizenzen, Wartung und IT-Betreuung selbst, oder Sie lassen die Software im Rechenzentrum des Herstellers betreiben. Bei Cloud-Software steckt ein Teil dieser Kosten im Preis des Anbieters.

Welche Variante günstiger ist, hängt von Kanzleigröße, vorhandener IT und dem gewählten Betrieb ab. In unseren Beispielrechnungen für 2, 8 und 30 Personen liegen die lokalen Lösungen bei den Gesamtkosten über den Cloud-Angeboten; die Annahmen stehen im Kostenvergleich. Rechnen Sie für Ihre eigene Kanzlei nach, denn bei vorhandener IT und eigener Betreuung können sich die Verhältnisse ändern.

So machen Sie Angebote vergleichbar

1. Szenario festlegen: Anzahl der Berufsträger und weiteren Mitarbeitenden, Standorte, geplantes Wachstum.
2. Zeitraum wählen: Rechnen Sie über mehrere Jahre, mindestens über die Vertragslaufzeit. Einmalkosten, etwa für Server oder Einrichtung, verteilen Sie auf diesen Zeitraum.
3. Alle Kostenarten abfragen: Verwenden Sie die Tabelle oben als Vorlage und lassen Sie jeden Anbieter alle Zeilen ausfüllen.
4. Netto vergleichen: Ist Ihre Kanzlei zum Vorsteuerabzug berechtigt, vergleichen Sie Nettopreise. Prüfen Sie bei jedem Angebot, ob die Preise netto oder brutto sind.
5. Wachstum einrechnen: Prüfen Sie Preisstufen und Tarifgrenzen für die Zahl der Nutzer in drei bis fünf Jahren.
6. Ausstiegskosten prüfen: Was kostet der Export der Daten, und wie lange läuft der Vertrag?

Als Formel für ein Jahr gilt: Lizenz je Nutzer und Jahr mal Nutzerzahl, plus laufende IT- und Betreuungskosten, plus Zusatzmodule, plus anteilige Einmalkosten.

Typische Kostenfallen

• Nutzerbegrenzung im Einstiegstarif: Beim Wachstum wird ein teurerer Tarif nötig.
• Funktionen in Zusatzmodulen: Der Vollausbau kostet deutlich mehr als der beworbene Einstiegspreis.
• Drittsoftware nicht im Angebot: Textverarbeitung, E-Mail oder Texterkennung kommen hinzu.
• Server und Wartung vergessen: Bei lokalem Betrieb fehlen sie in Angeboten, die nur die Lizenz nennen.
• Preisanpassungen: Klauseln, die Preiserhöhungen während der Laufzeit erlauben.
• Gebühren für den Datenexport: Sie werden oft erst bei der Kündigung sichtbar.
• Netto und brutto vermischt: Besonders bei Vergleichen aus mehreren Quellen.

Häufige Fragen

Was kostet Kanzleisoftware pro Nutzer?

Das schwankt je nach Anbieter, Tarif und Betriebsart stark. Den aktuellen Stand der erfassten Anbieter zeigt der Vergleich der Kanzleisoftware; die Gesamtkosten für 2, 8 und 30 Personen stehen im Kostenvergleich.

Ist Cloud-Software immer teurer als lokale Software?

Nein. Der Lizenzpreis kann bei Cloud-Software höher sein, dafür entfallen Server, Wartung und ein Teil der IT-Betreuung. Entscheidend sind die Gesamtkosten für Ihre Kanzlei.

Lohnt sich ein Wechsel der Software aus Kostengründen?

Das hängt von den einmaligen Wechselkosten und den laufenden Einsparungen ab. Rechnen Sie Datenübernahme, Schulung, Parallelbetrieb und mögliche Kündigungsfristen des alten Vertrags ein.

Wo finde ich die Beispielrechnungen?

Auf der Startseite im Kostenvergleich. Sie zeigen die Gesamtkosten pro Jahr für drei Kanzleigrößen und nennen die Annahmen je Anbieter.

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